План командировок на год

План командировки: образец для менеджера по продажам, как составить программу и график работы в поездке?

План командировок на год

План командировки представляет собой документ, ответственность за заполнение которого возлагается на руководителя сотрудника, направленного в командировку.

Помимо основной информации о командированном работнике и самой рабочей поездке, графике работы, в нем указываются цели, для выполнения которых сотрудник и отправляется в поездку.

[upto]

Нужно ли составлять?

Трудовое законодательство, действующее на территории РФ, устанавливает определенные правила и требования, выдвигаемые по отношению к рабочим поездкам – командировкам.

Данной теме в Трудовом Кодексе РФ посвящено несколько статей, в том числе 166, 167, 168. Информация о рабочих поездках присутствует также в Налоговом законодательстве.

Следует отметить, что документ указанного образца не относится к категории обязательных. Из этого можно сделать вывод, что план оформляется по усмотрению руководителя предприятия.

Цель поездки может указываться в приказе, на основании которого работник направляется работодателем в командировку.

В общих чертах можно сказать, что план и программа командировки предназначены для облегчения работы сотрудника в поездке.

Для того чтобы должным образом выполнить свои обязанности, ему достаточно придерживаться определенного руководителем порядка действий.

План работы в командировке особенно удобен в ситуациях, когда целей и задачи поездки несколько.

В таких случаях воспринимать информацию значительно проще.

В последующем работодатель не имеет права потребовать отчета о выполнении работы, не указанной в плане.

Важно отметить, что необходимость оформления данного документа для отдельных категорий трудящихся граждан отражена в приказе МВД РФ №1150, Росимущества №51, Судебного департамента № 152. 

Для остальных категорий работников информация о необходимости составления плана должна указываться в локальных актах предприятия.

Программа и график работы в командировке разрабатывается руководителем командированного сотрудника или лицом, назначенным в качестве ответственного.

Технология оформления бумаги указанного характера в каждой компании может использоваться своя. Информация по этому поводу должна отражаться в распорядительной документации предприятия.

В большинстве случаев все работодатели отражают стандартные данные. В ситуации с планом рабочих поездок в качестве таковых выступают следующие сведения:

  • длительность командировки, дата ее начала и окончания;
  • местность, в которую отправляется командированный сотрудник;
  • сведения о принимающей стороне – наименование фирмы, находящейся в другой местности;
  • цели служебной поездки – их может быть неограниченное количество;
  • должность работника, отправляющегося в служебную поездку, его инициалы;
  • основная часть.

Основная часть может быть оформлена в виде таблицы со следующими названиями колонок:

  • вопросы/мероприятия/задачи, подлежащие исполнению/выполнению во время нахождения трудящегося в рабочей поездке;
  • срок выполнения задания/мероприятия или решения вопроса, продолжительность времени, на это отведенного;
  • результат, ожидаемый вследствие выполнения поставленной задачи, мероприятия и т.д..

После таблицы должна располагаться подпись руководителя, подготовившего программу. Указывается дата оформления.

После этого с содержимым документа ознакамливается сотрудник, для которого составлен план. При отсутствии вопросов он оставляет в документе свою подпись.

Краткий пример для менеджера по продажам

Примерная структура плана командировки для менеджера по продажам может выглядеть следующим образом:

ПЛАН

командировки

  • Длительность рабочей поездки — 5 дней. С 10 по 14 ноября 2018 года.
  • Принимающая сторона – компания «Торговые сети», город Санкт-Петербург, улица Ленинская, строение 4.
  • Цель командировки – заключение договора на поставку продукции.
  • Командированный сотрудник – менеджер по продажам – Анисимова Людмила Сергеевна.
  • рабочей поездки
Мероприятие, подлежащее выполнениюДлительность выполненияЖелаемый результат
Встреча с поставщиком для обсуждения деталей сотрудничества1 деньПринятие единого решения
Заключение договора на поставку1 деньПодписание необходимой документации

Руководитель предприятия: Саленко А.Е., подпись

С планом командировки ознакомлен: Анисимова Л.С., подпись

8 ноября 2018 года

Выводы

План командировки входит в категорию необязательных бумаг. Необходимость оформления такового документа определяется работодателем.

При заполнении бумаги руководители предприятий используют специально разработанные для этого бланки.

В них необходимо отражать информацию о командированном специалисте, принимающей стороне, целях поездки, а также мероприятиях, подлежащих к выполнению.

Также в документе указывается желаемый результат каждого действия работника. В плане подпись оставляет руководитель, его составивший, и сотрудник, с ним ознакомившийся.

[upto]

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/obraztsy-dokumentov/plan-kom.html

Как новичку быстро составить план командировочных расходов

План командировок на год

Однажды мне поставили новую задачу — создать план поездок для сотрудников компании. Новая работа, в компании всего около месяца, еле разобралась с основным функционалом, а тут еще и планирование! Быстро набираю предыдущего сотрудника и выясняю алгоритм действий — что и в какие сроки необходимо сделать:

—  планы командировочных расходов нужно составлять ежемесячно и ежегодно,

—  планы необходимо согласовывать у руководителей департаментов и дирекций,

—  согласованные планы необходимо предоставлять руководителю финансового отдела:

—  сроки предоставления ежемесячного плана — до 12 числа текущего месяца, годового плана — не позднее 1 октября текущего года.

Соответственно, когда вам ставят задачу по планированию обязательно поинтересуйтесь:

— что конкретно от вас ожидают (в моем случае это была координация сбора всех планов, расчет расходов, согласование у всех руководителей и передача в финотдел),

— к какому сроку нужно выполнить задачу,

— какой бизнес процесс для этого уже существует в компании (у кого и как запрашивать информацию, а кого, наоборот, тревожить не нужно, у кого согласовывать, у кого утверждать..)

— что должно быть отражено в плане (если нет готового шаблона, но нужно придумать самому и утвердить у финотдела),

— по каким нормам сделать расчеты (здесь уместно пользоваться корпоративной тревел политикой).

Штат компании, в которой я работала, насчитывал порядка 250 человек, структура включала 12 департаментов и 8 отделов. Весь бизнес процесс был не отточен и проходил полностью «на бумаге».

Моя задача по планированию включала следующие действия:

         1. Заранее напомнить руководителям департаментов и дирекций по и-мейл рассылке о сроках предоставления плана

        2. Вовремя собрать планы со всех отделов и департаментов

        3. Консолидировать планы в единый общий формат

        4. Сделать расчет расходов на командировки

        5. Передать в установленный срок консолидированный и просчитанный план в финотдел на утверждение финансовому директору.

Через пять лет этот процесс (УРА!!!), наконец-то, был автоматизирован на модуле платформы «1С». Только представьте, насколько удобнее, быстрее и гибче все стало происходить!!!

Но если в вашей компании все еще бумажный документооборот, не отчаивайтесь!

Предлагаю использовать обычный шаблон в формате Excel.

Как правильно составить шаблон плана

В шапке документа советую отразить:

Полное название вашей компании

Название документа и период плана (месяц и год)

В шапке табличной части плана можно расположить следующие столбцы:

Раздел Данные о командировках:

ФИО сотрудника

Цель командировки

Страна

Город

Срок командировки

Раздел Расходы понедельно*:

1 неделя

2 неделя

3 неделя

4 неделя

*Данный раздел опционален — мы внедрили его по требованию руководителя финотдела, для удобства планирования расходов по неделям. Если от вас такого не требуют, но эти поля можно опустить.

Раздел Расходы по статьям:

Суточные

Проезд

Трансфер

Проживание

Виза

Всего

Как посчитать расходы по командировкам

В расчетах я использовала следующие формулы (рассчитывала вручную, кроме столбца Всего):

Формула расчета расходов по РФ-командировке: 

X = (A*Y + B + C*(Y-1) + D)

где,

X — значение графы «Всего»,

Y — количество дней командировки,

A – значение нормы суточных по РФ,

B – значение нормы проезда (билетов) по N-городу (норма — эконом или бизнес класс – зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании),

C – значение нормы проживания в сутки по N-городу (норма зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании). Высчитывается по количеству ночей, а не дней командировки.

D – значение нормы трансферов по N-городу.

Формула расчета расходов по зарубежной командировке: 

X¹ = (A² + B + C*(Y-1) + D+E)

где,

X¹ — значение графы «Всего»,

A² — значение суточных,

при этом, A² = ((A¹*срок командировки – 1) +A*1),

где, A — значение нормы суточных по РФ, A¹ — значение суточных по загранице,**

B – значение нормы проезда (билетов) по N-городу (норма — эконом или бизнес класс – зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании),

C – значение нормы проживания в сутки по N-городу (норма зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании),

D – значение нормы трансферов по N-городу,

E — значение стоимости оформления визы,

Y — количество дней командировки.

**Поясню: день пересечения границы РФ (возвращение в РФ) считается по нормам суточных РФ, остальные дни считаются по нормам суточных зарубежных.

Источник: http://travelmanagers.ru/komandiruemomu/kak-sostavit-plan-komandirovochnyh-rashodov

План командировок на год

План командировок на год

В графе 6 указывается потребность в бюджетных ассигнованиях на выплату суточных (гр.3 х гр.4 х гр.5 х 0,3 тыс.руб. (либо 0,1 тыс.руб.)).

В графе 7 указывается потребность в бюджетных ассигнованиях на оплату проезда (гр.3 х гр.4 х среднюю стоимость проезда туда и обратно).

В графе 8 указывается потребность на найм жилого помещения в случае размещения в гостинице (гр.3 х гр.4 х гр.5 х плановую норму (устанавливается ежегодно)).

5. Ответственный исполнитель по подготовке расчета указывает в нижней части оборотной стороны последнего листа расчета свои должность, воинское звание, фамилию, имя, отчество и контактные телефоны.

План командировок на год образец

В целях обеспечения расходов на служебные командировки Министра обороны Российской Федерации и заместителей Министра обороны Российской Федерации формируется нераспределенный резерв средств.

15. Утвержденные объемы бюджетных ассигнований на служебные командировки до 5 октября текущего года доводятся до заместителей Министра обороны Российской Федерации, главнокомандующих видами Вооруженных Сил, командующих войсками военных округов, Северным флотом, родами войск Вооруженных Сил.

16.
Заместители Министра обороны Российской Федерации до 15 октября текущего года распределяют утвержденные объемы бюджетных ассигнований на служебные командировки между подчиненными органами военного управления. Копии указанных распределений направляются в Департамент в течение 5 дней после их утверждения.

Важно Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах.
Однако в этом случае стоит обозначить и цели, и задачи командировки. Пример:

«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.

Задачи:

  • Изучение целевого рынка.
  • Тестирование и прием на работу сотрудника на должность управляющего филиалом.
  • Согласование с руководителем филиала планов работ на ___ год».

Также глава небольшой компании, как и специалист отдела закупок, может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками.

План командировок на 2019 год

Соответственно, отменено командировочное удостоверение.

В связи с этим актуальным становится вопрос необходимости указывать цель. При отсутствии последней могут возникнуть отрицательные последствия для любой из сторон трудовых правоотношений, к примеру, отказ в оплате командировочных и наложение дисциплинарного взыскания (в случае, когда человек поехал для выполнения определенных задач нанимателя, он должен предоставить детальный отчет).

Ошибочные формулировки или отсутствие цели как таковой может повлечь признание выезда контролирующими органами недействительным, как следствие — обложение затрат НДФЛ и страховыми выплатами.

Следовательно, предпочтительным для работодателя вариантом является наличие оформленного задания.

Как сформулировать цель

Чтобы наниматель мог правильно оформить расходные документы по рабочей поездке, важно корректно сформулировать цель.

Объявление о составлении плана командировок на 2019 год

— служебный документ органа военного управления, в котором отражаются: наименования мероприятий, места их проведения, необходимый период служебной командировки, количество участников от органов военного управления и воинских частей, количество дней командирования, места проживания в командировке, вид транспорта для следования в командировку и обратно, планируемый объем бюджетных ассигнований на командировочные расходы;

служебная командировка — направление личного состава по решению командира воинской части (руководителя органа военного управления) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне пункта постоянной дислокации или временного расквартирования воинской части (органа военного управления), в которой личный состав проходит военную службу (государственную гражданскую службу), работает.

  • отсутствие официального оформления сотрудника в организации, не заключенный трудовой договор, нет записи в трудовой книжке;
  • в трудовом договоре сотрудника прописан разъездной характер работы;
  • сотрудник является внештатным работником, не имеющим определенного стационарного места работы.

Виды поездок и их сроки

Поездки с корпоративным заданием могут классифицироваться в зависимости от разных характеристик. Так, по территориальному признаку выделяют поездки по территории Российской Федерации и в иностранные государства.

Источник: http://helpjur.ru/plan-komandirovok-na-god

План командировки пример

План командировок на год

Ни минимальных, ни максимальных ограничений нет. Руководство организации самостоятельно определяет сложность поставленной задачи и время, которое требуется для ее выполнения. Раньше ограничения существовали.

Считалось, что максимальная длительность командировки не может превышать сорока дней. В строительстве максимальный порог командировки достигал года.

Законодательные требования и регулирование К поездкам, оформленным в качестве деловых, предъявляются определенные требования со стороны законодательства. Регулируются командировки ТК РФ и НК РФ.

В Трудовом кодексе регламент относительно этих рабочих процессов описывается в статьях 166, 167, 168. В них раскрывается целый ряд вопросов, которые могут возникнуть при оформлении данной процедуры: что можно считать командировкой, гарантии для сотрудника, а также вопросы о возмещении расходов в поездке.

План и цель командировки: примеры

В первую очередь составляется задание на командировку, устанавливаются даты и сроки. Кандидат на поездку должен ознакомиться с составленным документом и дать свое согласие или отказ в письменной форме.


В случае положительного ответа руководитель издает приказ о направлении специалиста в служебную поездку. Работнику оформляется и выдается командировочное удостоверение и служебное задание.

Важно По завершении поездки командированный сотрудник должен предоставить отчет о проделанной работе и авансовый отчет с подтверждающими чеками, квитанциями и билетами.

С 2016 года в законодательство внесено изменение, согласно которому оформление удостоверения и служебного задания перестало быть обязательным.
Вместо них используют служебную записку. Но многие организации для целей внутреннего учета продолжают оформлять эти документы.

План и цель командировки (примеры)

  1. Конкретизирует суть задания, необходимого для выполнения конкретным работником в поездке.
  2. Отражает основные результаты, которых необходимо достигнуть путем исполнения возложенного поручения.

План заполнения бланка служебного задания.

Скачать образец задания на командировку Чтобы правильно заполнить служебное задание, необходимо воспользоваться следующим алгоритмом:

  1. Заполнение шапки документа, состоящей:
    • из сокращенного наименования предприятия;
    • кода предприятия по ОКПО (8-значный код).
  2. Присвоение документу:
    • порядкового номера;
    • даты (рекомендуется, чтобы указанные реквизиты совпадали с реквизитами приказа о командировании — для облегчения дальнейшего поиска и хранения документов).
  3. Указание:

И. О.

При использовании личного или корпоративного автомобильного транспорта необходимы служебная записка и путевой лист, а также доверенность и другие документы, подтверждающие правомерность использования конкретного автомобиля.

Информация в документах Служебная записка оформляется в свободной форме, но при этом есть ряд реквизитов, обязательных к указанию: датированный период командировки, информация об используемом транспорте, поставленные перед работником цели и итоги их выполнения.

Внимание

Все расходы, которые понес в поездке работник, должны быть указаны в авансовом отчете. Это требование распространяется абсолютно на все виды трат, в том числе жилье, транспорт, расходы на топливо, питание и другие.

Как правильно сформулировать цель командировки

Цель командировки и примеры:

  • участие представителя компании в переговорах (обязательно указывается контрагент) по вопросам (прописывается предмет переговоров);
  • представительство в судебном заседании арбитражного суда (полное наименование суда) по делу (номер дела);
  • проведение инспекции филиала (адрес филиала).

Цель для командированного лица также может быть прописана в служебном плане рабочей поездки, если этого требуют локально-нормативные акты организации. Директор или другое уполномоченное лицо составляет и подписывает данный документ.

Сотрудник расписывается в плане после ознакомления с ним. Кроме задания, план должен содержать информацию о месте или организации, куда был направлен сотрудник, перечень вопросов, подлежащих решению, и длительность командировки.

План командировок работников организации

Этим шаблоном интересовались 4689раз(а) Предлагаем Вашему вниманию шаблон-образец для планирования командировок и командировочных расходов.

План командировок и командировочные расходы Часть данных заполняется в виде выпадающих списков, часть необходимо внести вручную, рассчет командировочных расходов проводится автоматически.

Каждый сотрудник проводит планирование командировок на следующий месяц, а управляющий менеджер потом консолидирует их в одном файле.

На листе СВОД все данные объединены в сводную таблицу, которая позволяет вести аналитику по затратам на сотрудника, контрагента, город и отдел, а так же в других разрезах (требуются навыки работы со сводными таблицами).
Данные по суточным, затратам на проживание, названиям отделов, Ф.И.О сотрудников и городам можно изменить на листе «Данные» в соответствующих столбцах.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Взносы ИП за себя: неопределенность с КБК устранена Минфин определился с КБК для 1%-ных «пенсионных» взносов, уплачиваемых ИП за себя. Просуществовавший буквально несколько месяцев отдельный КБК для таких взносов отменен.

< … Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ). Однако эти формы отчетности списочные, т.е. содержат данные обо всех работниках.

А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников.

< … Компенсация за неиспользованный отпуск: десять с половиной месяцев идут за год При увольнении сотрудника, проработавшего в организации 11 месяцев, компенсацию за неиспользованный отпуск ему нужно выплатить как за полный рабочий год (п.28 Правил, утв.

План служебных командировок организации (образец заполнения)

Источник: https://lcbg.ru/plan-komandirovki-primer/

Скоро командировка: план по дням

План командировок на год

Финансовому директору необходимо встречаться с партнерами, чиновниками, инвесторами, банкирами в других городах или проверять работу удаленных подразделений компании. Оставить текущие дела ради поездки сложно. Но если правильно спланируете время в командировке, успеете и провести важные переговоры, и выполнить свои основные обязанности.

Используйте пошаговые руководства:

Обычно график деловых поездок очень напряженный. Финансовому директору за короткий срок нужно провести несколько совещаний и встретиться с большим количеством людей.

Но во время командировки нельзя забывать и о своих основных обязанностях, особенно если уезжаете больше чем на три дня. Выделите в плане время, чтобы заняться важными делами.

Вы можете подготовить черновики документов, ознакомиться с новыми договорами, вести переписку.

Перед командировкой

За неделю до отъезда разработайте план служебной командировки (см. рисунок). Он понадобится вам для отчета, но не относитесь к нему как к формальности — чем четче проработаете программу поездки и опишите ожидаемые результаты, тем легче будет во время путешествия. Если не хотите излишне конкретизировать для коллег подробности, подготовьте два варианта — для себя и для отчета.

Рисунок. План служебной командировки

Разработайте оптимальный маршрут командировки, особенно если собираетесь посетить несколько городов. Поручите проверенному помощнику спланировать удобные перелеты и заказать подходящий номер в отеле или сами потратьте время (см. также подотчет: оформляем по новым правилам).

Обязательно планируйте сроки с запасом на возможные непредвиденные ситуации. Например, приезжайте в другой город не в день совещания, а вечером предшествующего дня. Если рейс отменят или задержат, у вас будет шанс успеть на совещание. Также сможете отдохнуть перед встречей и еще раз уточнить информацию, которая могла оперативно измениться.

За неделю до поездки рассортируйте все свои дела по принципу срочности и важности. Срочные и важные сделайте заранее сами, а срочные, но не важные поручите своим заместителям.

Установите для них контрольные точки и проверьте результат, чтобы не допустить серьезных ошибок. Среди важных, но не срочных дел выберите те, которые можно сделать быстро — за 3–15 минут. Именно их запланируйте на время командировки.

Это могут быть телефонные звонки, планы документов, которые нужно составить.

Продумайте, что вам понадобится для работы, например, будет ли удобно работать с документами в бумажном или в электронном виде.

Распечатайте заранее те, которыми собираетесь заняться во время перелета, убедитесь, что копии остальных есть в вашем ноутбуке.

Если не берете ноутбук, но хотите вносить правки в документы, возьмите с собой выносную клавиатуру — печатать на планшете неудобно, это отнимет лишнее время.

Вы можете взять с собой работу, которая занимает больше 15 минут, и разбить ее на несколько частей. Например, изучить некоторые пункты договора можно в такси, пока едете на встречу, продолжить вечером в отеле, а закончить в самолете.

Чтобы сэкономить время, переведите тексты в аудиоформат и слушайте в самолете или машине. Озвучить документ можно с помощью программ «Рассказчик», NaturalReader, ToM Reader или др. Но помимо аудиоверсии держите под рукой и бумажную или электронную, чтобы при необходимости вносить правки.

Заранее установите и освойте приложения для планирования времени с функцией совместного доступа. Например, Wunderlist, Todoist, Any. Do, календарь Google или др.

Попросите заместителей отслеживать ваш график в приложении и сверяться с ним, когда решат обратиться за помощью.

Это особенно удобно в командировках, которые длятся больше пяти дней и график которых вы не можете полностью составить заблаговременно.

За неделю до поездки свяжитесь с принимающей стороной и подтвердите встречу. Предварительно обсудите основные вопросы, которые планируете решать, чтобы коллеги успели подготовиться (читайте также положение о командировках: бланк, образец заполнения).

Еще раз напишите или позвоните принимающей стороне за день до вылета — иногда все меняется в последний момент.

Когда оговариваете время совещания, учитывайте, что, если летите четыре часа или больше, вашему организму нужно будет перестроиться. Поэтому не назначайте деловые собрания сразу после прилета, запланируйте дополнительно минимум полчаса на отдых (см., как противодействовать манипуляциям в переговорах).

Не позже чем за пять рабочих дней до командировки назначьте ответственных на время своего отсутствия.

Если планируете уехать более чем на три дня, распределите дела между сотрудниками, чтобы они могли выполнять ваши задачи не в ущерб своим прямым обязанностям.

Например, секретарь работает со звонками, почтой и посетителями, ваш заместитель или главный бухгалтер — с финансовыми документами и т. д.

За день до вылета подробно проинструктируйте заместителей, передайте им свое расписание на время командировки и договоритесь, как и в какое время будете связываться с ними, какой способ связи предпочтительнее.

В командировке не отвечайте на звонки и письма, когда действительно заняты, например на переговорах или мероприятиях. Тогда у сотрудников будет стимул обращаться к вам точно в условленные часы.

Заранее убедитесь, что в поездке сможете пользоваться всеми необходимыми программами: ERP-системой, электронным документооборотом, бизнес-аналитикой, корпоративной почтой. Попросите сотрудников IT-отдела проверить и обновить антивирусную защиту на вашем ноутбуке или планшете. При работе с важными данными не пользуйтесь бесплатным Wi-Fi в отеле, это небезопасно.

Если командировка короткая, постарайтесь уложить все вещи в небольшой чемодан или сумку, чтобы пронести в кабину самолета. Если сдадите багаж, а он потеряется, потратите время в аэропорту, срочно придется менять расписание поездки.

В командировке

Заранее составьте график работы в командировке. Предположим, вы едете в удаленный регион, чтобы встретиться с генеральным и финансовым директорами дочерней компании и побывать на отраслевой выставке.

За один день нужно посетить офис компании, выставку и поговорить с партнерами. График, в котором максимально уплотнены дела, вы можете видеть в таблице. Такого распорядка лучше избегать, если есть возможность. Выделите буферные блоки между важными делами. Так, если какая-то встреча затянется, сможете сократить или убрать буферный блок, чтобы успеть выполнить основные задачи.

Таблица. График однодневной командировки

НачалоОкончаниеВремя, часыДействияВыводы
7:008:001:00Пробуждение, подготовка к работе, завтрак
8:009:301:30Работа с почтой, подготовка к встрече
9:3010:000:30Дорога
10:0013:003:00Переговоры, посещение дочерней компании
13:0014:001:00Обед с генеральным директором
14:0014:300:30Дорога
14:3015:301:00Посещение региональной выставки
15:3016:000:30Дорога
16:0018:002:00Работа с почтой, звонки (из ресторана или гостиницы)
18:0018:300:30Дорога
18:3021:303:00Деловой ужин с принимающей стороной, краткая экскурсия по городу
21:3022:000:30Дорога, возвращение в гостиницу
06:0006:300:30Подъем, выселение из гостиницы, отъезд в аэропорт

Во время поездки записывайте, сколько времени вам понадобилось на каждую задачу на самом деле. Это поможет в следующий раз оптимизировать план, сделать его более реалистичным и заполнить промежутки, которые образуются между мероприятиями.

Заранее представьте маршрут ваших передвижений по городу. Планируйте на дорогу больше времени, чем понадобится на самом деле, но избегайте ненужных перемещений. Посмотрите на карте, где расположены гостиница, офис, выставка, компании-конкуренты, рестораны и другие места, которые вам нужно посетить.

Проверьте, не получилось ли в дорожном плане «петель», возможно, надо изменить что-то в графике, чтобы ехать в одном направлении и не возвращаться назад без необходимости. Это сэкономит вам время, особенно в крупных городах или если вынуждены ездить в часы-пик.

Поскольку дорожная карта напрямую связана с графиком работы в командировке, не доверяйте ее помощнику, а проверьте самостоятельно.

Не планируйте только то, что касается работы. Выделите немного времени, чтобы посмотреть достопримечательности, встретиться с интересным человеком или просто отдохнуть. Даже 20–40 минут, в которые вы не будете думать о делах, добавят вам позитивных эмоций, нужных, чтобы выдержать стресс от деловой поездки.

Личный опыт

Анна Глазкова, заместитель генерального директора по экономике и финансам биотехнологической компании «ФОРТ», вице-президент IMA, к. э. н., МВА

Сейчас большинство задач можно выполнить удаленно: просматривать почту, осуществлять финансовый контроль, управлять денежными потоками, работать с бизнес-информацией, проводить конференц-коллы.

Поэтому в командировках для меня главное — наличие Wi-Fi и электронных устройств.

С их помощью я могу быстро согласовывать документы, разрешать спорные вопросы, назначать ответственных лиц, контролировать бизнес-процессы, вести переписку.

Если нужно срочно связаться с коллегами, использую мессенджеры: WhatsApp, Viber, Telegram, Signal. Отправляю сотрудникам отсканированные документы, файлы с данными.

Иногда я езжу в командировки на собственной машине, тогда по громкой связи общаюсь с коллегами, контрагентами, иногда даже провожу совещания «на скорости». Это позволяет коротать время с пользой и концентрироваться только на главном и необходимом.

: Как сохранять работоспособность в любой ситуации

Подготовлено по материалам журнала «Финансовый директор»

Источник: https://www.fd.ru/articles/158940-skoro-komandirovka-plan-po-dnyam

Цель командировки: примеры формулировок

План командировок на год

Цель командировки — это сформулированное во внутренних документах организации задание, на выполнение которого направляется сотрудник. Шаблоны локальных актов, касающихся служебных поездок, могут быть составлены кадровой службой самостоятельно. К формулировкам в них Налоговая служба относится с пристальным вниманием.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия.

Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации.

Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.

https://www.youtube.com/watch?v=bEFWBhCiTo0

Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.

Законодательное регулирование

С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749.

До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:

  • приказ директора фирмы;
  • командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
  • служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.

С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику.

Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием.

Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.

Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.

Кого нельзя направить в командировку

При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав.

В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома.

Полный запрет установлен для:

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
  • принятые по ученическому договору;
  • участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.

Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:

  • женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
  • граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
  • инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
  • граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
  • родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:

  • соответствует виду деятельности и интересам компании;
  • не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
  • отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
  • не содержит общих, расплывчатых формулировок.

Распространенные примеры

Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:

  • заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
  • представление интересов на судебном заседании;
  • ведение переговоров с контрагентами;
  • присутствие на научной конференции и представление доклада;
  • обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.

План может быть представлен в отдельном документе.

Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:

  • инвентаризация;
  • проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.

В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.

Примеры для различных должностей и специальностей

Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:

«убываю в командировку с целью…»

Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.

Цели могут быть сформулирован следующим образом:

  • для участия в переговорах;
  • для презентации продукта;
  • для заключения договора поставки оборудования и т.д.

Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно.

В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции).

Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.

Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:

  • установка устройства или изделия;
  • наладка его работы;
  • обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
  • тестирование работы аппаратов;
  • сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
  • осуществление профилактических работ.

Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.

Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего.

Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной.

Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.

Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.

Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.

Заполненный образец

Источник: https://ppt.ru/art/komandirovka/celi

Адвокат Анисимов
Добавить комментарий