Письмо на возврат документов образец

Образец написания письма о возврате документов

Письмо на возврат документов образец

В таких ситуациях письма-напоминания – неотъемлемая часть письменного общения. Особенности письма-напоминания Часто в письмах-напоминаниях содержаться дополнительные сведения, которые ранее адресату не сообщались. Например, ссылка на документ, в котором содержится информация о правах и обязанностях сторон.

Обратите внимание, что даже если напоминание содержит предупреждение, это не должно выглядеть как угроза. Допустимо упоминание о возможности применения санкций, но не более того.

Ваше пренебрежительное отношение к нашим просьбам наносит вред нашему сотрудничеству, которое когда-то было плодотворным Последнее напоминание и предупреждение о следующие юридические действия В случае, если деликатные напоминания и требования не дали желаемых результатов, вы вынуждены будете обратиться в суд или расторгнуть контракт.

Как написать официальное письмо

Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии.

Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

  1. наименование организации-отправителя;
  2. адрес организации;
  3. должность и ФИО ее представителя;
  4. контактный телефон (для связи);
  5. подпись отправителя.
  6. суть послания;

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения».

Вместе с наименованием документа приводятся:

  1. при необходимости указывают необходимость прошивки.
  2. общее количество пересылаемых экземпляров;
  3. дата принятия документа;
  4. количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  • Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).

Письмо-запрос

При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.

При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма.

Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.

Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Письмо про возврат денег, в том числе ошибочно перечисленных

Если средства были ошибочно переведены контрагенту, это может быть обнаружено спустя довольно долгий срок во время сверки данных.

После этого направляется письмо о возврате ошибочно перечисленной суммы.

  • Неправильное заполнение платежного поручения и другие обстоятельства.
  • Если возникла необходимость вернуть полученный товар, составляется похожее письмо, но в нем нужно указать просьбу о возврате ошибочно поставленного товара.Ознакомьтесь с образцом письма на возврат денег от поставщика. В нем обязательно присутствуют следующие пункты:

    1. Реквизиты организации. Однако если для составления письма используется фирменный бланк с отпечатанной информацией о компании, дублировать ее не требуется.
    2. Название (тема) документа, а также основной текст.
    3. ФИО и должность руководителя организации.

    Сопроводительное письмо к документам

    , в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5). Пример 5 Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

    Пример 6 Приложение к письму имеет собственное приложение Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

    Пример 7 Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи.

    Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

    Как написать письмо-претензию

    Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).

    Затем ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту, а также пишется название документа с коротким обозначением его смысла (например, «о нарушении по договору поставки»).

    В данном разделе следует описательная часть.

    Сопроводительное письмо о возврате без исполнения писем

    Письмо на возврат документов образец

    Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело. 11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим. Если что-то пошло не так.

    Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.

    ХРАНИМ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию.

    Сопроводительное письмо

    Сопроводительное письмоКак написать сопроводительное письмо к договору, образец Сопроводительное письмо к договору относится к категории деловых писем, поэтому для его оформления используется фирменный бланк организации, на котором уже напечатаны некоторые из обязательных реквизитов.

    На бланке необходимо будет заполнить адресную часть и проставить исходящий регистрационный номер. Обратите внимание: Поскольку речь идет о договоре, предполагается, что руководители организации-отправителя и адресата уже знакомы, следовательно, начать письмо следует со слов «Уважаемый» и обращения по имени и отчеству.

    Таковы правила хорошего делового тона.

    Сопроводительное письмо к договору

    3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см. Примеры 1–3). Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.

    Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.

    2018 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» Кто подписывает письмо Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения.Если одно письмо направляется в несколько адресов, причем все адресаты получают информацию, а некоторые – еще и документы-приложения, то реквизит оформляется так: или Случай шестой – описательный. Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму. Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами. Опись будет называться «Опись приложений к письму от… №…». Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом случае так: ■ Прочие реквизиты Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива.

    Это основной принцип документооборота, работающий, прежде всего, в интересах отправителя.

    • Именно сопроводительное письмо содержит исходящий, а затем и входящий номера, по которым впоследствии можно отследить путь и судьбу документов.
    • Подробный перечень документов, указанный в письме, избавит от недоразумений, связанных с утратой одного или нескольких экземпляров.
    • Наличие сопроводительного письма позволит получателю оперативно обработать поступившую корреспонденцию и, при необходимости, дать ответ в кратчайшие сроки.

    Как составить сопроводительное письмо к документам Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.

    Дзен! Подписаться на канал Скачать образец письма Унифицированной формы сопроводительного письма к документам не существует, однако обычаи делового оборота и правила делопроизводства предусматривают соблюдение определенных нормативов.

    В этом случае рекомендуется обращение «Уважаемый (ая)» с указанием имени и отчества руководителя. Если письмо безадресное, обращение можно пропустить. Начальная фраза описательной часть письма зависит от организации, в которую оно направляется:

    • в вышестоящую организацию – «представляем Вам»;
    • в подведомственную организацию – «направляем Вам»;
    • в стороннюю организацию – «высылаем Вам».

    Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении.
    Если корреспонденция направляется по запросу организации, об этом нужно указать в начале письма.

    Источник: http://yuridicheskaya-praktika.ru/soprovoditelnoe-pismo-o-vozvrate-bez-ispolneniya-pisem/

    Как вернуть неверно оформленные документы пример письма

    Письмо на возврат документов образец

    Чтобы избежать недопонимания, нужно четко распределить роли между различными подразделениями и сотрудниками. Все функции лучше всего прописать в регламентах, положениях об отделах и прочих документах. А конкретные обязанности закрепите в должностных инструкциях сотрудников.

    В идеале получать документы от контрагентов логичнее менеджерам, так как они хорошо знают коллег из организаций-партнеров и понимают, как с ними лучше общаться.

    К тому же менеджеры одни из первых должны следить за сроками обмена первичными документами.

    Но зачастую требовать бумаги от контрагентов приходится бухгалтерии. При этом смотрите на общую сумму

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

    Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Заключение Перечень приложений.

    Вежливая подпись Приложения:

    • Фото установленного баннера, количество листов.
    • Договор поставки, количество листов.
    • Заказ-наряд, количество листов.
    • Товарная накладная, количество листов.

    Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя.

    Образец письма о возврате ошибочно перечисленных денежных средств

    Затем написать заявление в организацию, которая осуществляла действия по переводу денежных средств с одного счета на другой.

    Это может быть:

    1. компания, осуществляющая интернет-переводы;
    2. организация по обслуживанию банкоматов, терминалов и т.д.;
    3. иные организация, проводящие денежные операции.
    4. коммерческая банковская организация;

    Претензия о возврате ошибочно-переведенных денег может быть предъявлена и конечному их получателю.

    Посмотрите видео. Что делать, если на расчетный счет ошибочно зачислены деньги:

    Как написать сопроводительное письмо

    Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

    Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

    Источник: https://ukpravoedelo.ru/kak-vernut-neverno-oformlennye-dokumenty-primer-pisma-74558/

    Сопроводительное письмо к документам

    Письмо на возврат документов образец

    • Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013
    • Рубрика Оформление документов
    • 4.88
    • 0 комментариев
    • 16901 просмотр
    • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

    Кромеобычной переписки, мы ежедневно высылаемконтрагентам различные документы:договоры, протоколы, счета, презентационныематериалы… Правила делового этикетада и элементарная осмотрительность вобращении с документами требуют написанияв этих случаях сопроводительного письма.Что это дает и как его оформить? Каковысроки его исполнения? Как потом хранить?

    Сопроводительноеписьмо – это вид делового письма, которыйнужен для описания направляемогоадресату пакета документов, если в этихдокументах отсутствует адресная часть.

    Такимобразом, информационнойнагрузки сопроводительное письмо ненесет, однако выполняет три важныхфункции:

    • подтверждает факт отправки;
    • предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
    • благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

    Каки большинство деловых писем, сопроводительноеписьмо оформляется на фирменном бланкеи получает исходящий регистрационныйномер отправителя. Правила оформленияслужебных писем мы подробнейшим образомне раз разбирали в журнале, поэтомусейчас сосредоточимся на особенностяхсопроводительного письма.

    Пореквизитныйанализ служебного письма с множествомобразцов его составления есть в статье«Оформляемслужебное письмо»

    Речевые шаблоны

    Основасопроводительного письма – переченьприложений. Текст же документа кратоки условно делится на две части:

    • сообщение о направлении документов,
    • просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

    Перваячасть обычно так и начинается:

    • «Во исполнение… направляем вам…»,
    • «Высылаем вам…»,
    • «Представляем вам…».

    Далееможно указать цель направлениядокументов: «длясогласования»«дляознакомления»«дляподписания»«длязаполнения» (еслиречь идет об опросной форме или анкете).Мы рекомендуем использовать клише«направляем вам» или «высылаем вам»,т.к. представлять что-либо можно толькодля ознакомления, но не для подписанияили согласования.

    Втораячасть может содержать следующие слова:

    • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
    • «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
    • «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

    Реквизит «Отметка о наличии приложений»

    Какмы уже определили, главное в сопроводительномписьме к документам – приложения.Поэтому особое внимание мы уделимвопросу оформления именно этогореквизита.

    Независимо от того, как будетоформлено приложение, практика деловогообращения требует полного перечисленияприложенных к письму документов, указанияколичества экземпляров и количествалистов в каждом из них.

    Если этойинформации не будет, сопроводительноеписьмо потеряет всякий смысл.

    Итак, когдао направляемых документах уже сообщаетсяв тексте письма,вновь перечислять их названия не стоит.Достаточно указать количество листови экземпляров. См. Пример 1.

    Пример1

    Фрагменттекста и отметка о наличии приложения(наименование приложения указано втексте письма)

    Еслиприложение не обозначено в текстеписьма, помимо количественных данныхнужно указать его название. Если пакетвключает в себя несколько документов,приложения нумеруются. См. Пример 2.

    Пример2

    Фрагменттекста и отметка о наличии приложения(наименование приложения указано вотметке о его наличии)

    Хотяв ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что приперечислении нескольких приложений вотметке об их наличии обобщающееслово перед двоеточием стоит в единственномчисле «Приложение:», в подобных случаяхвсе-таки рекомендуем писать его вомножественном числе «Приложения:», какмы показали в Примере 2.

    Во-первых,это правильно с точки зрения правилрусского языка.

    И во-вторых, разработчикиэтого ГОСТа сами потом «исправились»,когда стали давать разъясненияотносительно его применения в своихметодических рекомендациях. См. цитатыдвух этих документов ниже.

    Но многиеупорно продолжают писать слово«Приложение:» в единственном числе,даже если за ним следует список изнескольких документов. Не делайте так,и мы объяснили почему.

    Фрагментдокумента

    ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации.Унифицированная системаорганизационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлениюдокументов»

    3.21….Если письмо имеет приложение, неназванное в тексте, то указывают егонаименование, число листов и числоэкземпляров; при наличии несколькихприложений их нумеруют:

    Фрагментдокумента

    Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлениюдокументов. Методические рекомендациипо внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

    3.16….Если письмо имеет приложение, неназванное в тексте, то указывают егонаименование, число листов и числоэкземпляров, при наличии несколькихприложений их нумеруют:

    Разночтениявстречаются и относительно того, какписать слово «приложение» в текстеписьма: смаленькой или большой буквы, со знаком«№» или без.

    Дело в том, что указатьнаименование прилагаемого документав тексте сопроводительного письма можнопо-разному; сравните сами, глядя наПример 3: во втором случае уместно указатьв скобках, что документ являетсяприложением, а в последующих случаяхпоказываем, как по-разному это можносделать. Все варианты корректны, простов письме важно придерживаться единообразия.

    А еще лучше в инструкции по делопроизводствусвоей организации (или ином локальномнормативном акте, посвященном подобнымвопросам) выбрать и зафиксироватькакой-то один вариант, тогда единообразиебудет во всех документах и путаницы уисполнителей – меньше.

    Пример3

    Различныеспособы указания наименования приложенияв тексте письма

    Длясброшюрованного приложения количестволистов можно не указывать (Пример 4).

    Пример4

    Описаниесброшюрованного приложения

    Когдаприложений настолько много, что удобнееперечислить их на отдельном листе (онбудет называться «Опись приложений кписьму от… №…»), в письме будет достаточносослаться на такую опись (Пример 5).

    Пример5

    Еслиприложений так много, что их удобнееперечислить в отдельной описи

    Еслиже вы прикладываете к своему письмудругое письмо, имеющее собственноеприложение, об этом нужно сообщитьадресату (Пример 6).

    Пример6

    Приложениек письму имеет собственное приложение

    Наконец,если ваше письмо адресовано сразунескольким организациям, а приложение– только одной из них (другие получаютписьмо лишь для ознакомления), об этомтоже следует сказать (Пример 7).

    Пример7

    Приложениенаправляется только одному получателюписьма из нескольких

    Отметкуо наличии приложений оформляют нижетекста письма и выше подписи. Обычноэти расстояния (отступы) делают одинаковымии равными примерно 2-3 межстрочныминтервалам (это хорошо показано наобразце оформления целого письма вПримере 9).

    Пообщему правилу, если документ имеетприложения, то на нем оформляется отметкаоб их наличии ниже текста и выше подписи,а на прилагаемых документах (у каждогов верхней правой части первого листа)пишется, приложением к какому документуони являются (с обозначением номераприложения, если их несколько), как вПримере 8.

    Пример8

    Номерприложения и данные основного документана 1 листе приложения

    Носопроводительное письмо несет учетнуюфункцию пересылаемых документов,выступая в роли некой описи вложений вконверт, реально же пересылаютсядокументы, поименованные в таком письмев качестве приложений.

    Если бы письмоимело другую функцию (например, былоофертой, делая предложение подписатьдоговор и перечисляя условия предлагаемогосотрудничества), то «ключевым» по смыслудокументом было бы письмо, а прилагаемыедокументы лишь помогали бы ему выполнитьсвою функцию.

    Но речь идет о сопроводительномписьме, и в этом случае не стоит «портить»пересылаемые документы информацией об«описи вложения в конверт» – т.е. такуюотметку на них оформлять не нужно!

    Источник: https://StudFiles.net/preview/3349143/

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Письмо на возврат документов образец

    Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

    КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

    Получить доступ

    Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

    • на фирменном бланке;
    • с указанием даты и регистрационного номера.

    Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

    Раздел письмаКраткое описаниеПример
    ВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензию
    ЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов
    ОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!
    Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
    Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2018, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
    ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:
    1. Договор поставки, количество листов.
    2. Товарная накладная, количество листов.
    3. Заказ-наряд, количество листов.
    4. Фото установленного баннера, количество листов.

    Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

    Пример сопроводительного письма к документам

    Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

    Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

    Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

    Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

    Чего указывать не надо

    Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

    Пример недопустимой формулировкиСледует писать
    «Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
    «Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
    «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2018 №321Н»
    «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
    «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

    Кто подписывает письмо

    Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

    Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

    При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

    Бланк сопроводительного письма к документам

    Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

    Письмо про возврат денег, в том числе ошибочно перечисленных

    Письмо на возврат документов образец

    Документ представляет собой заявление (просьбу) о возврате перечисленных денег. Унифицированной формы не существует, поэтому составляем заявление в произвольной.

    Укажите обязательно следующие сведения:

    • реквизиты вашей организации: обращение можно составить на фирменном бланке;
    • банковские реквизиты для возврата средств;
    • имя руководителя контрагента, его должность и ФИО;
    • тема обращения (предмет претензии): укажите, на основании какого документа (договора, счет-договора, универсального передаточного документа) оформляется письмо;
    • предмет обращения: опишите точно, каким образом и в следствие чего перечислены деньги на расчетный счет поставщика. Укажите, на основании чего необходимо вернуть деньги, свои требования по срокам, включите штрафы и неустойки, если таковые имеются в документе — основании обязательства. Аргументируйте собственную позицию нормой законодательства или условиями договора, на основании которых поставщик обязан вернуть средства.

    Приложите копии подтверждающих документов: платежки, банковской выписки о списании со счета. В описи укажите не только количество, но и число страниц в каждом из них. В приложении к письму обязательно добавьте акт сверки взаимных расчетов. Заверьте обращение подписями: ответственного исполнителя, финансового директора (главного бухгалтера) и руководителя организации.

    Образцы письма

    Пример 1 – От организации к организацииПример 2 – От физлица (или ИП) к юрлицу

    Скачать (Пример 2):

    Заявление на возврат денежных средств.doc

    Причину возврата вы можете легко изменить на свою. Например, в этом примере фразу “в связи с отказом от страхования по договору” вы меняете на свою.

    От физлица к медицинской компании

    Скачать этот образец:

    Возврат денежных средств.doc

    Как составить письмо на возврат переплаты

    Документ составляем в двух экземплярах, один направляем контрагенту, а второй регистрируем в журнале и подшиваем в исходящей документации. Количество экземпляров может быть больше, по одному на каждое заинтересованное лицо. Например, для руководителя и главбуха филиала, для директора и главного бухгалтера головной организации, для учредителя вашей организации.

    От юрлица к юрлицу

    Скачать этот образец в Word-формате:

    Письмо о возврате средств (образец).doc

    Акт сверки

    Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком следует приложить обязательно, вне зависимости от причины возникновения дебиторской задолженности. Он позволит понять расхождения в учете или выявить ошибку.

    Образец письма на возврат переплаты поставщику

    Пример: возвращаем переплату, которая произошла по технической ошибке. В платежном поручении №117 от 16.07.2018г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» неверно указан получатель: вместо ООО «Поставка спорттоваров» указан ООО «Поставка товаров». Сумма платежа 30 000 рублей. Составляем просьбу о возврате.

    Ответственность и сроки хранения

    Письма на возврат, как и прочая деловая переписка, должны храниться не менее 5 лет.

    Для претензионной переписки можно завести отдельный журнал регистраций, его форму и порядок ведения утвердите в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с данным порядком под роспись.

    Ответственность за ведение и хранение этих документов пропишите в должностных инструкциях.

    В каких случаях нужно оформлять такое письмо

    Необходимость возвращать уже отправленные поставщику денежные средства возникает достаточно часто. Обычно письмо отправляется по следующим причинам:

    • Несвоевременная поставка товара. Если сроки были нарушены, можно затребовать возврата средств, а также потребовать неустойки в соответствии с положениями договора.
    • Поставка некачественного товара. Если несоответствие качества норме было обнаружено уже после приемки, направляется письмо с требованием возврата уплаченных средств.
    • Расторжение договора по соглашению сторон.
    • Переплата. Если средства были ошибочно переведены контрагенту, это может быть обнаружено спустя довольно долгий срок во время сверки данных. После этого направляется письмо о возврате ошибочно перечисленной суммы.
    • Неправильное заполнение платежного поручения и другие обстоятельства.

    Если возникла необходимость вернуть полученный товар, составляется похожее письмо, но в нем нужно указать просьбу о возврате ошибочно поставленного товара.

    Источник: https://dedadi.ru/obrazcy-dokumentov/pismo-pro-vozvrat-deneg.html

    Как оформить письмо

    Письмо на возврат документов образец

    Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.

    Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

    1. Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;
    2. список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;
    3. получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.

    Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

    Как правильно оформить сопроводительное письмо, образец составления

    • Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;
    • Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;
    • Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.

    Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:

    • сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;
    • текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
    • текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.

    Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.

    Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:

    • Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
    • Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
    • Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».

    Как оформить сопроводительное письмо к документам

    Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.

    При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:

    • В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
    • Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
    • После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
    • Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
    • В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
    • Затем следуют отметки о приложениях;
    • Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.

    Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.

    Образец оформления сопроводительного письма

    Должность Название фирмы ФИО

    Дата исх.N

    Уважаемый(ая)________________!

    Направляем Вам _________________ документы (название документа, его номер и дата) с ______ (указываются приложения). Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами.

    Приложения:

    В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов.

    Должность отправителя ________

    Подпись ________________

    Инициалы, фамилия _______________

    Как правильно оформить сопроводительное письмо к резюме. Образец

    В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности. Все это преследует цель заинтересовать работодателя.

    К примеру, оформить сопроводительное письмо к резюме можно так:

    • В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании.
    • Затем следует обращение: «Добрый день!», или «Здравствуйте!».
    • Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании.
    • Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.
    • Потом следует выразить признательность за оказанное внимание на письмо.
    • В заключение выражают свое уважение, указывают ФИО, способ связи.

    Образец написания сопроводительного письма к резюме

    Здравствуйте, уважаемый(ая) _____________ (обращение по имени или по имени и отчеству)!

    На сайте (указать источник информации о вакансии) я узнала, что свободна вакансия _______.

    Приняв во внимание предъявленные условия к кандидату, я заключила, что могу работать на этой должности в Вашей фирме, принимая во внимание, что опыт работы в этой сфере у меня имеется.

    Уровень зарплаты, на которую я претендую, _________.

    Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме. Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы. Связаться со мной можно _______ (указываются контакты).

    Благодарю за оказанное внимание и выделенное время.

    С уважением, (указываются фамилия, имя, отчество полностью).

    Как оформить сопроводительное письмо к торговому предложению

    В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству. Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.

    • Начинают написание письма с обращения к представителю фирмы.
    • Далее описывают фирму, ее предложение, чем будет взаимовыгодна совместная работа, контакты.
    • Заключают написание письма выражением уважения и указанием координат отправителя.

    Образец сопроводительного письма к торговому предложению

    Добрый день, уважаемый(-ая) ___________ имя, отчество!

    Рада приветствовать Вас фирма (название фирмы), далее повествуется о роде деятельности фирмы. Отправляем на Ваше рассмотрение условия нашего с Вами партнерства.

    Наше предложение:

    • Перечисление основных характеристик предложения.
    • В приложениях находятся (перечисление вложенных документов).
    • Будем рады ответить на вопросы по (указывают контакты).

    С уважением, Должность отправителя

    Фамилия, имя

    Оформлять сопроводительное письмо к торговому предложению желательно на фирменном бланке фирмы.

    Источник: https://WorkKing.ru/doc/pisma/kak-oformit-soprovoditelnoe-pismo.html

    Адвокат Анисимов
    Добавить комментарий