Основание в рко при выплате зарплаты

Расходный кассовый ордер: его значение и заполнение

Основание в рко при выплате зарплаты

Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов.

Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах.

Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности.

Основные правила заполнения и применения

Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.

Рассмотрим главные правила оформления РКО.

Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:

  • на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
  • на кассира предприятия;
  • на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.

Выписывается РКО на определенный срок. Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления. В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются.

Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.

Образец бланка РКО для ИП (пример):

Верно оформленный ордер в обязательном порядке предусматривает наличие подписей должностных лиц предприятия.

Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:

  • бухгалтер и кассир;
  • руководитель и кассир – при отсутствии в штате бухгалтера;
  • руководитель/ИП – при отсутствии в штате бухгалтера и кассира.

Согласно Указанию ЦентроБанка ордер может быть оформлен как в бумажном варианте, так и представлен в электронной форме.

РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.

При оформлении на бумаге расходный кассовый ордер может заполняться вручную или с использованием программно-технических средств (компьютеров). Заполнение от руки используется редко, так как это довольно длительный процесс. Но его не избежать в случае поломки компьютера или отсутствия электропитания на предприятии.

Последовательность действий, которые необходимо осуществить кассовому работнику при выдаче средств из кассы по РКО:

  1. Проверить наличие всех необходимых подписей на документе и сверить их с карточками образцов. Карточки образцов всегда должны находиться в кассе.
  2. Проверить, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме указанной прописью и отсутствуют ошибки.
  3. Обратить внимание на фактическое наличие дополнительных документов, в случае если они указаны в РКО.
  4. Провести сверку данных получателя наличных: фамилию, имя, отчество и данные паспорта должны совпадать с указанными в РКО.
  5. Если замечания отсутствуют – кассир выдает денежные средства из кассы.
  6. Совместно с выдачей денежной наличности передает ордер на подпись получателю, затем ставит собственную и заверяет штампом (печатью).
  7. Кассир обязан осуществить запись по каждому выписанному РКО в кассовую книгу ИП.

Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо.

Существует перечень возможных на предприятии расходных операций, которые предусматривают оформление РКО. Например, это может быть выплата ежемесячной зарплаты, стипендий, выдача средств под отчет сотруднику на командировку, выдача наличности отдельному филиалу (подразделению) предприятия. Выплата ежемесячной зарплаты по РКО осуществляется на основании ведомости о начисленной зарплате.

Образец заполнения РКО на зарплату (пример): 

Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия.

Также к обязанностям руководителя можно отнести:

  • Обеспечение кассира штампом или печатью (далее печать). Печать проставляется на ордере при осуществлении выдачи наличных. Также печать должна быть изготовлена надлежащим образом с обязательным указанием реквизитов.
  • Обеспечить наличие в кассе образцов подписей. Должны быть представлены образцы подписей лиц, в полномочия которых входит подписание кассовых документов.

ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е. необязательно.

Заполнение утвержденной формы бланка РКО

Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … » № 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2.

Образец заполнения РКО для ИП (пример):

Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:

  • в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
  • «№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;
  • ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);
  • строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
  • «Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
  • «Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
  • «Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
  • строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
  • ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;
  • «Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.

Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО. С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.

Источник: http://IPprof.ru/buhgalteriya/kassa/rasxodnyj-kassovyj-order-znachenie-i-zapolnenie.html

Как выплатить заработную плату из кассы

Основание в рко при выплате зарплаты

Чтобы выплатить заработную плату из кассы, оформите расчетно-платежную ведомость или платежную ведомость. На их основании составьте расходный кассовый ордер (РКО) и сделайте запись в кассовой книге, а затем отразите операцию в бухучете.

При выплате заработной платы одному работнику ведомости на выплату зарплаты можно не оформлять, достаточно оформить РКО.

Сколько дней можно выдавать заработную плату из кассы

Руководитель вашей организации может определить на выплату заработной платы из кассы любой срок в пределах пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег на эту выплату в банке) с учетом даты выплаты зарплаты, установленной правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором.

Срок выдачи наличных денег должен быть указан в расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У).

Срок выдачи зарплаты в случае выплат отдельным работникам по расходному кассовому ордеру (РКО) не устанавливают. Дело в том, что РКО на отдельного работника оформляют непосредственно в день выдачи ему зарплаты при увольнении, отпускных и иных аналогичных выплат.

Как оформить выплату заработной платы из кассы

При оформлении документов для выдачи заработной платы придерживайтесь следующего порядка:

1. Платежные документы для кассира должна подготовить бухгалтерия. Это могут быть (п. 6 Указания N 3210-У):

— расчетно-платежная ведомость;

— платежная ведомость;

— РКО, если заработную плату нужно выдать отдельному работнику.

Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные ведомости, полученные из бухгалтерии, на наличие в них подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — руководителя) и их соответствие образцам, а также сверить соответствие сумм цифрами суммам прописью (пп. 6.1 п. 6 Указания N 3210-У).

2. При выдаче денежных средств кассир должен (пп. 6.5, 2 п. 6 Указания N 3210-У):

— подготовить сумму наличных денег к выдаче;

— передать расчетно-платежную или платежную ведомости (РКО при выдаче зарплаты одному работнику) для подписания получателем наличных денег;

— пересчитать сумму к выдаче в присутствии работника;

— выдать наличные деньги в сумме, указанной в ведомостях или РКО.

Обратите внимание, кассир может выдать наличные только лицу, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или в РКО и доверенности (в случае получения по доверенности), после предъявления им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (пп. 6.1 п. 6 Указания N 3210-У).

В случае получения заработной платы за работника другим лицом в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) должна быть сделана запись «по доверенности». Доверенность или ее копию (если доверенность оформлена на несколько выплат) нужно приложить к платежным документам (пп. 6.1 п. 6 Указания N 3210-У).

3. Если выдача денег происходит по расчетно-платежной или платежной ведомости, то в последний день выдачи кассир должен (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У):

— проставить штамп или сделать запись «депонировано» напротив фамилий работников, которым выдача не произведена;

— подсчитать фактически выданную по ведомости и депонированную зарплату, сверить эти суммы с итоговой с суммой в ведомости;

— подписать и передать ведомость бухгалтеру или главному бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю).

4. Получив от кассира ведомость, бухгалтер или главный бухгалтер (при их отсутствии — руководитель) должен в день получения (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У):

— подписать ведомость;

— оформить РКО на сумму выданной по расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости заработной платы;

— указать дату и номер РКО на последней странице ведомости.

5. Кассир на основании РКО (выписанного на конкретного работника либо на общую сумму по ведомости) делает запись в кассовой книге.

Как оформить платежные ведомости на выплату заработной платы

Для выплаты заработной платы работникам организации применяют унифицированные формы N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» и N Т-53 «Платежная ведомость», утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Указанные документы не нужно составлять на работников, получающих зарплату по платежным картам (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1).

Как оформить расчетно-платежную ведомость по унифицированной форме N Т-49

Порядок заполнения расчетно-платежной ведомости определен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Расчетно-платежную ведомость по унифицированной форме N Т-49 оформляют в одном экземпляре. Она служит сразу и для расчета, и для выплаты зарплаты работникам, поэтому в случае ее применения расчетные ведомости и платежные ведомости составлять не нужно.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости нужно указать общую сумму к выплате работникам и подписать ведомость у руководителя и главного бухгалтера.

В графах 8 — 13 «Начислено, руб.» проставляют суммы по видам выплат, а также другим доходам работников в виде различных социальных и материальных благ. Зарплату начисляют на основании данных по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов (например, наряд-заказов, табелей учета рабочего времени и т.п.).

В графах 15 — 18 «Удержано и зачтено, руб.» отражают суммы НДФЛ и других удержаний из зарплаты работников.

В графе 21 «к выплате» рассчитывают сумму к выплате работникам, определяемую как разница между суммами начислений и удержаний.

В графе 23 «подпись (запись о депонировании суммы)» работники при получении зарплаты должны поставить подписи напротив своих фамилий.

А если зарплату за работника получает другое лицо, в графе 23 нужно указать «по доверенности».

Если по истечении срока на выплату зарплаты зарплата получена не всеми работниками, в графе 23 напротив их фамилий нужно сделать отметку «Депонировано».

На последней странице ведомости должны быть указаны итоговые суммы фактически выплаченной и подлежащей депонированию зарплаты, а также реквизиты РКО на выдачу зарплаты из кассы (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

В последний день выдачи зарплаты расчетно-платежная ведомость на последней странице подписывается кассиром, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У).

Как оформить платежную ведомость по унифицированной форме N Т-53

Порядок заполнения платежной ведомости определен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Платежную ведомость по унифицированной форме N Т-53 оформляют в одном экземпляре. Она служит для выплаты зарплаты работникам. В случае ее применения нужно составлять расчетные ведомости для расчета заработной платы. Ведомость действует в течение срока на выдачу зарплаты, установленного руководителем.

На титульном листе платежной ведомости необходимо указать общую сумму к выплате работникам и подписать ведомость у руководителя и главного бухгалтера.

В графе 5 «Подпись в получении денег (запись о депонировании суммы)» работники при получении зарплаты должны поставить подписи напротив своих фамилий.

А если зарплату за работника получает другое лицо, в графе 5 нужно указать «по доверенности».

Если по истечении срока на выплату зарплаты зарплата получена не всеми работниками, в графе 5 в последний день выдачи зарплаты напротив их фамилий нужно сделать отметку «Депонировано».

В графе 6 «Примечание» при необходимости нужно указать номер предъявленного получателем документа (например, доверенности, если за работника зарплату получает другое лицо).

На последней странице ведомости должны быть указаны итоговые суммы фактически выплаченной и подлежащей депонированию зарплаты, а также реквизиты РКО на выдачу зарплаты из кассы (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

В последний день выдачи зарплаты платежная ведомость на последней странице подписывается кассиром, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У).

Закрытую ведомость регистрируют в журнале регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а).


В платежные ведомости можно вносить исправления
, если вы обнаружили ошибку. Ее можно исправить, указав дату исправления и заверив его подписями лиц, составивших и подписавших документ (кассира, бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя), с расшифровкой подписи (ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 16 Положения N 34н, пп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У).

Срок хранения платежных ведомостей составляет (ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, ст. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов):

  • 5 лет после отчетного года, в котором по ним была выдана зарплата, если ваша организация ведет лицевые счета;
  • 75 лет после отчетного года, в котором по ним была выдана зарплата, если ваша организация не ведет лицевые счета.

Как оформить РКО на выплату заработной платы

РКО на выплату заработной платы составьте по унифицированной форме N КО-2 в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

В строке «Основание» в РКО нужно указать содержание хозяйственной операции, например, «заработная плата за вторую половину марта 2021 года».

РКО может быть составлен (п. 6 Указания N 3210-У):

  • на выплату заработной платы одному работнику;
  • на выплату заработной платы работникам по расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости.

РКО на выплату одному работнику (без оформления платежных ведомостей) может быть составлен, например, если работник получает заработную плату при увольнении, отпускные или сумму ранее депонированной зарплаты.

В таком случае РКО заполняется в общем порядке. В частности, в РКО на выплату одному работнику укажите:

в строке «Выдать» — фамилию и инициалы работника или лица, получающего зарплату за работника по доверенности;

в строке «По» — паспортные данные (или данные другого документа, удостоверяющего личность) работника или лица, получающего зарплату за работника по доверенности;

в строке «Приложение» — реквизиты доверенности, если за работника зарплату получает другое лицо.

Получатель должен указать сумму полученной зарплаты, а также поставить дату получения и подпись.

Пример РКО на выплату заработной платы одному работнику

РКО на выплату заработной платы по платежным ведомостям должен быть составлен на дату закрытия ведомости, то есть в последний день выдачи зарплаты. В РКО укажите:

в строке «Сумма» — общую сумму фактически выплаченной по ведомостям зарплаты;

в строке «Приложение» — даты и номера расчетно-платежных ведомостей или платежных ведомостей, по которым была выплачена зарплата.

Строки «Выдать» и «Получил» не заполняйте, так как все необходимые данные есть в платежных ведомостях.

Пример РКО на выплату заработной платы работникам по расчетно-платежной ведомости

Как отразить выплату заработной платы в бухучете

Выплату заработной платы из кассы отразите проводкой:

операцииДебетКредитПервичный документ
Выплачена заработная плата7050-1Расходный кассовый ордер

При депонировании начисленной, но не выплаченной в срок заработной платы сделайте запись:

операцииДебетКредитПервичный документ
Депонирована сумма неполученной заработной платы7076-4Расчетно-платежная ведомость(Платежная ведомость)

Выплату депонированной заработной платы отразите проводкой:

операцииДебетКредитПервичный документ
Депонированная заработная плата выплачена работнику76-450-1Расходный кассовый ордер

Как оформить и отразить в бухучете возврат в кассу заработной платы, излишне выплаченной работнику

На сумму, полученную от работника, оформите приходный кассовый ордер (п. 5 Указания N 3210-У). Операцию по получению денег в кассу отразите в кассовой книге (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

Возврат работником в кассу излишне выплаченной заработной платы отразите проводкой:

операцииДебетКредитПервичный документ
Излишне выплаченная зарплата возвращена работником в кассу50-170Приходный кассовый ордер

Источник: http://urist7.ru/nalog/buxgalterskij-uchet/kak-vyplatit-zarabotnuyu-platu-iz-kassy.html

Расходный кассовый ордер на выдачу зарплаты 2021: образец заполнения РКО при выплате заработной платы по ведомости, как оформить КО-2?

Основание в рко при выплате зарплаты

Заработная плата может выдаваться персоналу в наличном или безналичном виде. В первом случае формируется платежная или расчетно-платежная ведомость, к которой дополнительно составляется расходный кассовый ордер.

Строгих требований при оформлении РКО при выплате зарплаты нет. Однако особенности данной процедуры нужно знать, заполняя ордер при этом вовремя и правильно.

Нужно ли оформлять?

В ведомости содержится информация о том, кому и в каком размере зарплаты нужно выплатить. При получении денег каждый работник ставит напротив полученной суммы свою подпись.

То есть ведомость отражает сведения о том, какие суммы нужно выплатить, какие уже выданы, какие депонированы.

Для того чтобы бухгалтер смог провести расход выданных наличных денег в бухгалтерском учете, одной ведомости не достаточно, необходим первичный документ – расходный кассовый ордер.

Именно РКО выступает основанием для совершения проводки по расходованию наличных из кассы – Дт 70 Кт 50.

Кроме того, ордер служит основанием для внесения в кассовую книгу регистрационной записи о произведенном расходе из кассы.

Особенности оформления

Ведомость на выдачу зарплаты может оформляться в отношении отдельного подразделения организации или по всем сотрудникам предприятия в целом.

При этом отражаются как суммы к выплате по каждому сотруднику в отдельности, так и общая сумма, подлежащая выдаче.

Расходный кассовый ордер нужно оформлять один на общую выданную сумму.

С целью выдачи заработной платы снимаются наличные денежные средства и приходуется в кассу предприятия на установленный срок, отведенный для расчетов с персоналом по оплате труда.

В течение этого срока организация обязана рассчитаться с работниками. Оставшиеся не выданные деньги должны быть возвращены на расчетный счет.

Расходный кассовый ордер следует заполнять либо в последний день этого срока, либо по факту выплаты зарплаты всем сотрудникам, указанным в ведомости.

Сумма в РКО должна точно соответствовать выданной и отраженной в платежной ведомости. Депонированная сумма отражается отдельной строкой и сдает в банк, в расходном ордере на выплату зарплаты она не должна учитываться.

Оформляет РКО бухгалтер после получения заполненной и подписанной платежной ведомости от кассира или иного лица, осуществляющего наличные расчеты с работниками.

Бухгалтер обязан проверить информацию в ведомости, наличие положенных подписей, после чего в этот же день заполнить расходный кассовый ордер. Номер и дата РКО проставляется на последней странице платежной или расчетно-платежной ведомости.

Только после этого заполненный ордер можно отразить в кассовой книге. До этого момента никакие записи относительно выдачи зарплаты в кассовой книге не отражаются.

Таким образом, при оформлении нужно соблюдать следующие важные правила:

  • заполняет РКО бухгалтер;
  • в отношении ведомости составляет один РКО;
  • в ордере отражается общая фактически выданная сумма;
  • заполнять РКО нужно по факту выплаты всей зарплаты либо в последний день, отведенный на расчеты с персоналом;
  • на основании РКО вносится запись в кассовую книгу.

Если платежные ведомости составляют по подразделениям, то допускается оформить один расходный кассовый ордер на общую выданную сумму по всем ведомостям.

Как правильно заполнить форму КО-2?

Расходный кассовый ордер заполняют по типовой унифицированной форме КО-2.

При его оформлении в случае выдаче заработной платы особенности заполнения следующие:

  • Номер документа – порядковый в соответствии с нумерацией.
  • Дата – день, когда заполненная платежная ведомость поступила в бухгалтерию, то есть дата ее закрытия.
  • Дебет счета – 70, при ведении аналитики по счету указывается дополнительно код аналитического учета.
  • Кредит счета – 50 – счет для учета наличных денежных средств.
  • Выдать – допускается указать общее понятие «работникам», так как в данном случае РКО не выступает подтверждение факта выдачи наличных денег определенному лицу, а служит только основанием для заполнения кассовой книги и отражения бухгалтерской записи.
  • Основание – поясняется, что выдана заработная плата за определенный расчетный период;
  • Сумма – прописью вписывается выданное количество денег;
  • Приложение – реквизиты платежной или расчетно-платежной ведомости, если их несколько по подразделениям – перечисляются все;
  • По – указываются реквизиты платежной ведомости, по которой выданы деньги.

Часто в строке «выдать» заполняют ФИО кассира, а в «по» — его паспортные данные. Однако это не совсем правильно.

В указанную дату кассиру фактически не выдается прописанная в расходном кассовом ордере наличная сумма, она у него находилась ранее и уже выдана работникам.

Поэтому логичнее в данном поле указать «работникам», это не будет являться ошибкой в случае выплаты заработной платы персоналу.

Также не нужно вписывать в данные строки главного бухгалтера или директора, так как такая формулировка также не будет соответствовать действительности.

Ведь эти лица не получали из кассу обозначенную сумму денег для выдачи зарплаты, так как по закону деньги должен выдавать работникам кассир из кассы.

Если главбух или директор выступает в роли кассира и выдает заработную плату, то также их ФИО не нужно проставлять в строках «выдать» и «по» по причине, обозначенной выше.

Скачать образец заполнения РКО при выплате заработной платы по ведомости

Скачать пример заполнения расходного кассовой ордера – excel.

Выводы

Если заработная плата выдается персоналу наличными деньгами, то по факту выдачи обязательно составляется расходный кассовый ордер.

РКО выступает основанием для заполнения кассовой книги и отражения расходной операции в бухгалтерском учете.

Заполняет ордер бухгалтер после закрытия ведомости.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/dok/rko-na-vydachu-zarplaty.html

Как происходит оформление РКО при выдаче зарплаты?

Основание в рко при выплате зарплаты

› Работа › Оплата труда

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 455-03-75. Это быстро и бесплатно!

Существует довольно большое количество различных документов, которые должны оформляться с учетом установленных стандартов. Примером можно назвать оформление РКО. Рассмотрим все особенности этого процесса подробнее.

Что такое РКО — расходный кассовый ордер?

Под РКО понимают документ, который составляется для сопровождения выдачи наличных денежных средств.

Он выполняет несколько важных функций:

  1. Используется в качестве основания для учета выданных средств.
  2. Служит основанием для проведения рассматриваемой операции.

Стоит учитывать, что подобный документ выполняется на бланке установленного образца. Кроме этого, ему присуждают индивидуальный порядковый номер и регистрируют в книге учета.

При рассмотрении этого вопроса больше всего внимания следует уделить понятию кассы:

  • Совокупность бухгалтерских операций, которые связаны с учетом и другими действиями с наличными средствами предприятия.
  • Получение денег наличными всегда проводится при оформлении РКО.

Примечание! В документе указывается различная информация, используемая в дальнейшем для отчетности и при проведении других операци .

Какие сведения содержит РКО?

Рассматриваемый документ заполняется в единственном экземпляре. Как правило, в него включается следующая информация:

  1. Наименование организации.
  2. Уникальный порядковый номер документа.
  3. Графа «Дебет» применяется для указания кода структурного подразделения.
  4. Строка под названием «Кредит» используется для отображения номера бухгалтерского счета. В большинстве случаев указывается число 50.
  5. Код целевого назначения используется для определения того, с какой целью были выданы средства. Стоит учитывать, что подобные коды используются отнюдь не на всех предприятиях. Поэтому в некоторых случаях указывается прочерк.

Кроме этого, есть строка, в которой указывается непосредственно сумма и получатель. Для распоряжения средствами предприятия требуется основание, для указания которого также отводится отдельное поле.

Среди общих рекомендаций по указанию подобной информации можно отметить:

  • Прописью указывается выдаваемая сумма, никаких исправлений не допускается. Слово «рубль» не сокращается, а копейки указываются числами. Если в строке остается пустое пространство, то оно заполняется прочерком.
  • В поле примечаний отображаются реквизиты документов, на основе которых проводится выдача средств с кассы.

Отметим! После указания всей вышеприведенной информации проставляется подпись главного бухгалтера и руководителя организации. Без подобных подтверждающих подписей выдача средств не может проводится.

Как заполнить ордер?

Часто РКО заполняется для начисления заработной платы. При заполнении ордера рекомендуется придерживаться следующих порядков:

  1. В кассовой книге не отображается сумма, которая уже была отдана сотрудникам или та, что предназначается для подобных целей.
  2. РКО на указанную ведомственную сумму не оформляется.

Примечание! В остальном проводится указание всей приведенной выше информации. Кассир должен подписать ведомость, помечая депонированную сумму. Подобный документ отправляется в бухгалтерию.

Порядок действий

После этого проводится составление ордера и проверяется, если информация достоверна, то бухгалтер также ставить свою подпись.

Последующие действия выглядят следующим образом:

  1. После того как документ был подписан может быть составлен РКО. При этом не обязательно в тот же день.
  2. Номер и дату заполнения указывают на последней странице. В качестве даты используется дата закрытия ведомости.
  3. После этого проводится регистрация документа в кассовой книге.

Интересным моментом назовем то: что если в организации небольшое количество сотрудников, или заработную плату подобным образом получает лишь несколько, то можно и не заполнять ведомость, а заполнить РКО на каждого работника.

Дата заполнения

Довольно много проблем возникает с определением даты, которую нужно указывать при выдаче заработной платы в течение нескольких дней. Установленные нормы в законодательстве определяют то, что нужно указывать дату фактической выдачи суммы, которая совпадает с закрытие ведомости.

Это связано с тем, что заранее не известно, все ли придут за заработной платой в установленное время. В некоторых организациях ставят первый день выдачи.

Расходный кассовый ордер при выдаче заработной платы по ведомости — образец

Как ранее было отмечено, оформление бланка должно проходить в установленном порядке. Практически все пустые графы должны заполняться.

Оформление РКО при увольнении

Довольно распространенным вопросом можно назвать возможность использования РКО при увольнении сотрудника. Некоторые бухгалтера хотят подобным образом рассчитать бывшего сотрудника, в том числе и за неиспользованный отпуск.

У подобного способа есть довольно большое количество особенностей:

  1. В графе основания не может указываться лишь заработная плата.
  2. Данный метод применяется только в случае указания два конкретных основания для выдачи средств: зарплата и денежная компенсация за неиспользуемые ранее отпуска.

Специалисты рекомендуют в подобном случае создать 2 РКО, в которых и будут указываться соответствующие причины передачи денежных средств. Это требуется для того, чтобы с большей точностью определить статьи расхода и движения денежных средств в организации.

Как правило, в подобной более точной отчетности заинтересован непосредственно сам владелец бизнеса, так как за счет указания конкретных причин выдачи средств удобнее видеть статьи расхода.

Сроки хранения рассматриваемых документов составляют пять лет, так как они относятся к первичным. Стоит учитывать, что неправильное оформление или отсутствие РКО приводит к наложению штрафных санкций на все предприятие при проведении проверки.

Полезно знать! В некоторых случаях размер штрафа составляет 10 000 рублей. Под грубые нарушения также подходит ситуация отсутствия всех первичных документов.Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455-03-75 (Москва)
+7 (812) 407-26-30 (Санкт-Петербург) 

Это быстро и бесплатно!


Как оформить РКО при выдаче зарплаты и при увольнении?Ссылка на основную публикацию

Источник: https://moyjurist.ru/rabota/zp/kak-oformit-rko-pri-vydache-zarplaty-i-pri-uvolnenii.html

Рко на выплату заработной платы по ведомости: образец заполнения расходного кассового ордера на выдачу зарплаты, оформление при увольнении

Основание в рко при выплате зарплаты

Юридические лица обязаны соблюдать ведение кассовой дисциплины.

Для этого требуется заполнение документации по приходу и расходу наличных средств в кассу организации.

Расходный кассовый ордер является документом первичной учетной документации, по нему осуществляется выдача денег, в том числе и заработной платы.

Порядок заполнения РКО строго регламентирован, неточности в соблюдении норм влекут за собой санкции со стороны проверяющих органов.

Составление расходного кассового ордера форма КО-2

Вне зависимости от оснований выбытия наличных из кассы, их выдача осуществляется через расходный кассовый ордер по форме № КО-2 (ОКУД 0310002).

Выплата заработной платы по ведомости требует последующего оформления РКО на общую выданную сумму денег из кассы.

Номер и дата составления кассового ордера указывается на бланке платежной или расчетно-платежной ведомости, на основании которой произведена выдача зарплаты.

Бланк РКО включает в себя сведения:

  • информация о названии организации, правовая форма ее деятельности;
  • при наличии у организации ОКПО ее код вписывается в необходимую ячейку, он должен соответствовать статистическим данным, если данный показатель отсутствует, то в строке ставится прочерк;
  • наименование структурного подразделения в нужной строке, при оформлении документа не головной компанией;
  • номер кассового ордера, исходя из нумерации документов на предприятии с начала года по календарю;
  • дата оформления бланка РКО (день выдачи зарплаты из кассы);
  • специальный код для структурных подразделений, если их нет — прочерк;
  • номер счета (по дебету) указывается в ячейке «корреспондирующий счет, субсчет», он сверяется с планом бухгалтерских счетов, для выплаты заработной платы ставится код 70;
  • при отсутствии у предприятия аналитического кода в графе РКО ставится прочерк;
  • в строке «кредит» вписывается номер счета, по которому происходит выдача наличных средств, обычно пишется «50» — касса;
  • сумма выдающихся наличных указывается цифрами, в другой строке (ниже) — прописью, копейки в цифровом варианте (в отношении выплаты зарплаты вносится общая выданная сумма по ведомости);
  • код целевого назначения, если данная система применяется на предприятии;
  • личные данные сотрудника (ФИО), которому выдаются из кассы денежные средства (кассир организации);
  • причины выплаты денежных средств (выдача заработной платы, отпускных);
  • реквизиты документов (при их наличии), прикладывающиеся к расчетному кассовому ордеру, фиксируются в строке «приложение»;
  • данные главы юридического лица, главного бухгалтера, а также их подписи.

Получатель денежных средств самостоятельно вписывает полученную сумму прописью (копейки обозначаются цифрами), а в завершении расписывается.

Кассир организации записывает паспортные данные получателя или реквизиты другого документа, удостоверяющего личность. После передачи денежных средств кассир фиксирует данные о себе и проставляет роспись.

Данный документ можно составить отдельно на каждого сотрудника.

Сегодня печать предприятия, выдающего наличность, на расходном кассовом ордере не является обязательным реквизитом.

Если денежные средства выдаются юридическому лицу, его печать на бланке РКО также не нужна.

Заполнение при выдаче зарплаты по ведомости

Выдавая зарплату через кассу специалистам предприятия по ведомости, в качестве получающего лица выступает кассир, а не сам работник.

В строке «получил» бланка РКО обозначаются данные кассира, основанием выступает выдача зарплаты трудящимся. Реквизиты платежной ведомости фиксируется в графе «приложение».

В получении денежных средств расписывается кассир, который и берет на себя ответственность за полученные деньги.

Вариант заполнения расходного кассового ордера на выдачу заработной платы сотрудникам по ведомости отличается от иного заполнения только основанием и тем, что получателем является кассир.

При оформлении РКО на выплату зарплаты необходимо придерживаться правил:

  • кассовый ордер ни на общую обозначенную в ведомости сумму, ни на уже выданные денежные средства по ведомости с начала периода ее действия не составляется;
  • в кассовую книгу не записываются ведомости (предназначенные для выдачи денежных средств, уже выданные).

В конце заключительного дня периода действия ведомости кассир проставляет на ней свою подпись, отмечает депонированные денежные средства, а затем передает сотрудникам бухгалтерии.

Бухгалтером осуществляется проверка предоставленного бланка, а после этого проставляется личная подпись.

Дата составления

Бланк РКО на выплату заработной платы выписывается только на определенный срок (один день). Денежные средства должны быть оформлены и получены на дату его составления.

В случае выявления несоответствия данного требования выписывается новый ордер, исправления даты в старом экземпляре не допустимы.

При выдаче денег по ведомости дата указывается на ее последней странице. Датой заполнения расходного ордера будет являться день закрытия ведомости (последняя дата выдачи зарплаты сотрудникам).

Скачать образец

Скачать пример оформления расходного кассового ордера при выдаче заработной платы по ведомости – excel.

Оформление при увольнении

Положение ЦБ РФ №373-П от 12 октября 2011 года регламентирует выдачу заработной платы и иных материальных вознаграждений за проделанную работу, осуществленных по платежной ведомости, обязательно оформлять РКО.

Его реквизиты проставляются в платежном (расчетном) документе.

Затем, кассир закрывает ведомость, как документ, составленный по причине выдачи денежных средств.

На ведомость составляется расходный кассовый ордер, в качестве основания считается выбытие денежных средств из кассы компании, ведомость записывается как приложение, в основании фиксируется «Выдача заработной платы (за конкретный месяц), компенсация при увольнении».

Оформление кассовых ордеров — ответственная задача. В РКО не допускаются ни исправления, ни ошибки.

Специалист, ответственный за составление документа не должен забывать, что РКО относится к документам строгой отчетности.

Если в бланке будет отсутствовать какие-либо обязательные реквизиты, заполненный ордер будет являться недействительным.

Адвокат Анисимов
Добавить комментарий