Исправления в расходном кассовом ордере

Об ошибках в РКО: как исправить

Исправления в расходном кассовом ордере

Тема: Кассовая дисциплина, ККТ, БСО Какая ответств​енность предусмотрена за нарушение порядка ведения кассовых операций? Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов? 

Вопрос: Что делать, если кассир поставил подпись не в том месте расходного кассового ордера и кассовой книги. В графе расшифровка подписи, вместе со своими ФИО стоит еще и подпись. Кассир понял свою ошибку и подписался еще раз там, где нужно. Получается на документах подпись стоит 2 раза. Подпись в неправильном месте, не зачеркнута. Является ли это нарушением?

Ответ: Такое недочет в оформлении документа является несущественным. Приходные и расходные ордера относятся к кассовым документам, а их исправлять запрещено (п. 4.7 Указания № 3210-У). Лишняя подпись в РКО не свидетельствует о том, что документ оформлен с нарушением, каких либо последствий это не влечет для компании.

К тому же ответственность возникает за расчеты наличными с другими организациями сверх установленных лимитов, неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассе денег сверх установленных лимитов. Все остальное нарушениями кассовой дисциплины не является.

Обоснование

Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Как работать с РКО: порядок действий

Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру, руководствуйтесь правилами пунктов 6.1 – 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Кассир проверяет:

есть ли в ордере все необходимые подписи и соответствуют ли они имеющимся у кассира образцам;

соответствуют ли суммы цифрами суммам прописью;

все ли документы, которые перечислены в ордере, есть в наличии;

совпадают ли Ф. И. О. в ордере с данными паспорта или другого документа, который предъявляет получатель денег.

Кассир подготавливает сумму наличных денег для выдачи и передает расходный ордер получателю для проставления подписи.

Получатель в расходном кассовом ордере ставит подпись.

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.

Кассир подписывает расходный ордер.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, или его представителю по доверенности. У получателя нужно проверить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. А у представителя – доверенность и паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность). Об этом сказано в пункте 6.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Когда деньги выдаются по доверенности, нужно также проверить: – соответствуют ли Ф. И. О. получателя, указанные в расходном кассовом ордере, данным из доверенности;

– соответствуют ли Ф. И. О. доверенного лица, указанные в доверенности и расходном кассовом ордере, данным его паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность.

Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (в т. ч.

 организаций госсектора) или предпринимателей, то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке.

Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.

Какая ответственность предусмотрена за нарушение порядка ведения кассовых операций

За несоблюдение порядка ведения кассовых операций организацию или предпринимателя могут оштрафовать.

https://www.youtube.com/watch?v=VqvtIsxRvtM

Ответственность предусмотрена для таких нарушений, как:

наличные расчеты сверх установленных размеров;

накопление в кассе денежных средств сверх установленных лимитов;

нецелевое использование наличной выручки;

неоприходование или неполное оприходование в кассу наличных денежных средств;

несоблюдение порядка хранения денежных средств.

Штраф составит:

4000–5000 руб. – для виновного должностного лица, например руководителя организации, предпринимателя (ст. 2.4 КоАП РФ);

40 000–50 000 руб. – для организации.

Такой порядок установлен частью 1 статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Что касается нецелевого использования наличной выручки, оно в указанной норме прямо не поименовано, но налоговые инспекторы будут ссылаться именно на него. Ведь, по мнению арбитров, нецелевое использование выручки – это нарушение порядка хранения наличных. Именно такая позиция выражена в определении ВАС РФ от 13 октября 2011 г.

№ ВАС-11521/11 (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 1 июня 2011 г. № 09АП-10389/2011-АК). Аналогичная позиция выражена и в решениях Московского городского суда от 24 декабря 2013 г. № 7-4421/13, от 14 августа 2013 г. № 7-1920/2013 и постановлениях Девятого арбитражного апелляционного суда от 21 апреля 2014 г.

№ 09АП-10838/2014, от 12 февраля 2014 г. № 09АП-45929/2013, от 10 февраля 2014 г. № 09АП-47028/2013, от 27 декабря 2013 г. № 09АП-41600/2013, от 8 октября 2013 г. № 09АП-32617/2013-АК, от 6 марта 2013 г. № 09АП-2451/2013. Кроме того, санкции зачастую могут быть предусмотрены и в договоре на расчетно-кассовое обслуживание с банком.

Поэтому деньги тратьте только на согласованные, целевые нужды.

См. также:

ответственность за нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники;

ответственность за нарушения в сфере торговли.

Срок исковой давности по административным правонарушениям в области кассовой дисциплины составляет два месяца с момента совершения правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ, постановление Президиума ВАС РФ от 31 января 2006 г. № 10196/05).

Как исправлять «первичку» по новому закону о бухучете

В накладной на отгрузку товара обнаружили ошибку. Можно ли заменить этот документ на правильный?

Менять документ на новый экземпляр Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ прямо не запрещает. Поэтому на практике чаще всего так и поступают. Но делать это безопаснее с экземплярами и поставщика, и покупателя. Иначе на проверке может выясниться расхождение и покупатель лишится вычетов и расходов.

Другой вариант — исправить накладные в привычном порядке: в обоих экземплярах зачеркнуть неверную запись, рядом поставить правильную и заверить ее подписями ответственных работников. Этих правил исправления нет в законе № 402-ФЗ. Но они предусмотрены в действующем Положении о документах и документообороте (утв.

Минфином СССР от 29.07.83 № 105).

В накладной допущена ошибка. Документ подписывали кладовщик и главбух. Чья подпись должна стоять рядом с исправлением: кладовщика, главбуха или обоих?

В законе предусмотрен нечеткий порядок действий: первичный документ подписывает сотрудник, совершивший сделку и отвечающий за правильность ее оформления. А исправления вносит работник, составивший этот документ (п. 2, 7 ст.

9 закона № 402-ФЗ). На практике это могут быть разные люди. Поэтому, чтобы не было претензий ни у налоговиков, ни у контрагента, рядом с исправлением безопаснее ставить подписи всех, кто визировал первоначальный экземпляр.

Кассир обнаружила ошибку в расходнике. Можно ли ее исправить?

Безопаснее не исправлять расходник, а распечатать его заново с правильными данными. В законе № 402-ФЗ нет прямого запрета на исправление кассовых документов. Но его содержит пункт 2.1 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П.

Если налоговики обнаружат исправления в расходнике при проверке кассовой дисциплины, то могут приравнять такой документ к отсутствующему и обвинить компанию в хранении сверхлимитной налички. А за это предусмотрен штраф до 50 тыс. рублей (ст.

15.1 КоАП РФ).

тема

В документах по кассе опасны любые ошибки. Как исправить

Никита Киселев, эксперт «УНП»

Кассовые документы можно составлять только по унифицированной форме*. Оттого исправлять ошибки в этих бумагах нужно по-особому

— ошибку надо исправить — ошибку безопаснее исправить

— можно оставить как есть

Кассовые ордера с ошибками инспекторы могут не принять на проверке. Налоговики посчитают, что компания вообще не оформила документ. Тогда сумму из приходника посчитают неучтенной выручкой, а деньги из расходника прибавят к остатку наличных. В итоге возможен штраф в 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Чтобы избежать проблем, исправьте документы.

Какие ошибки допускают в документах

Налоговики проверяют три основных документа — приходные и расходные ордера, а также кассовую книгу. Почти все ошибки в документах опасные.

Кассовые документы. Любые ошибки в суммах опасны. В расходный ордер сумму вносят три раза (см. образец 1). В приходном ордере компания пишет сумму четыре раза — по два раза цифрами и прописью в основной части документа и в квитанции, которую передают «физику», который внес деньги. Все записанные в документе суммы должны совпадать.

Где ошибаются, когда заполняют расходник

В приходных и расходных ордерах компании записывают проводки. Ошибки в них можно не исправлять в одном случае — когда в учете все верно, а записи неточные только в кассовых документах. Главное не искажать учет (письмо Минфина России от 12.07.12 № 02-06-10/2711).

В расходный кассовый ордер нужно внести запись о доверенности, если на ее основании работник контрагента получал деньги. Саму доверенность нужно приложить к ордеру. Иначе операцию не засчитают.

В кассовых документах нельзя обойтись без штампов кассира (см. образец 2). Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы кассир проставлял на документах оттиск штампа с надписью об операции (п. 4.4 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210?У). Например, на приходном ордере — «Принято».

Какие ошибки допускают в приходном ордере

Заверять все кассовые документы должны два сотрудника: главный бухгалтер (или рядовой бухгалтер) и кассир. Расходный ордер подписывает еще и руководитель. Из порядка следует, что подпись директора нужна, если документ не заверял главбух или бухгалтер. Но в самой форме реквизит подписи остался, поэтому безопаснее брать визу у руководителя.

Кассовая книга. Вести кассовую книгу обязаны все компании, которые работают с наличными. Причем документ должен быть в каждом подразделении организации, ведь обособленный офис передает копию листа книги в компанию. Если регистра не будет, инспекторы выпишут штраф за каждое подразделение без книги (письмо ФНС России от 17.08.17 № СА-4-20/16322).

В книгу компании часто неверно вносят проводки (см. образец 3). Это может привести к ошибкам в учете. Записи в книгу нужно вносить каждый день. Если операций не было, лист книги за день можно не оформлять (п. 4.6 Указания № 3210-У). Иначе перечисляйте записи по каждому расходному и приходному ордеру.

Что не так заполняют в кассовой книге

Как исправить бумаги

Способ исправления зависит от того, в каком документе вы нашли ошибку.

Кассовые документы. Приходные и расходные ордера относятся к кассовым документам, а их исправлять запрещено (п. 4.7 Указания № 3210-У). Поэтому, если компания ошиблась, составьте новый документ.

Неверный ордер нужно аннулировать — перечеркнуть крест-накрест либо по диагонали, поставить надпись или штамп «Аннулирован». Испорченный документ не выбрасывайте, а приложите к регистрам за день.

Кассовая книга. Кассовые регистры исправлять можно. Для этого зачеркните неверные данные, поставьте правильные, дату исправления.

Заверьте правки подписями сотрудников, которые оформили документ, с расшифровкой фамилии и инициалов (см. образец 4). Аналогичные правила есть в законе о бухучете.

В нем сказано, что заверяет исправления в первичке сотрудник, который ее составил (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Как исправлять кассовые регистры

В форме кассовой книги есть места для четырех подписей: главбуха, бухгалтера, директора и кассира. Если в компании единственный бухгалтер, он расписывается за главбуха и бухгалтера.

Записи в кассовой книге всегда заверяет кассир. Главбух или бухгалтер либо, если их нет, руководитель сверяет данные книги с ордерами и ставит подпись (п. 4.6 Указания № 3210?У). Кроме того, из указаний по заполнению типовой формы следует, что общее число листов книги заверяют руководитель и главбух.

Фактически книгу составляет кассир. Но если сведения в ней неверные, то они не соответствуют ордерам. Поэтому главбух должен после повторной сверки поставить свою визу. Заверить записи должны кассир и главбух.

Компания вправе исправить только документы, составленные на бумаге. Вносить правки в электронные книги, ордера и ведомости после их подписания запрещено (п. 4.7 Указания № 3210-У). Поэтому, если у вас документооборот электронный, оформите новые экземпляры без ошибок и заверьте их заново электронной подписью.

* Постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг.

Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг.

Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».

Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/277811-ob-oshibkah-v-rko-kak-ispravit

Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить? – Бухгалтерия

Исправления в расходном кассовом ордере

С 1 июня вступил в силу новый порядок ведения кассовых операций и компании получили право вносить изменения в кассовую книгу, ведомости и другие документы. Но с данными правилами появились и вопросы о том, как оформить все исправления и кто должен заверить их.

В новых правилах ведения кассовых операций теперь прямо разрешено исправлять многие документы, которыми компании оформляют кассовые операции. Но четкого порядка исправления нет.

Какие документы можно исправить

Новый порядок позволил компаниям исправлять кассовую книгу, книгу учета по форме КО-5, платежные, расчетно-платежные ведомости и авансовый отчет (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Под запретом остались кассовые документы — приходные и расходные ордера.

Старые правила тоже запрещали вносить правки в кассовые документы (п. 2.1 Положения № 373-П). То есть в приходники и расходники. Но в старом Положении не было норм, которые разрешали исправления.

Поэтому инспекторы на местах запрещали зачеркивать сведения в кассовой книге, ведомостях и иных документах.

А значит, если бумаги составлены до 1 июня 2014 года, то при ошибках безопаснее их переоформить, а не вносить исправления.

Исправить можно ошибки не только в бумагах текущего дня, но и за прошлые дни. Например, если кассир неверно записывал остатки в кассовой книге несколько дней. Причем исправить сведения надо во всех листах, в которых допущена ошибка. Ведь сведения об остатке на конец дня переносятся в строку с остатком на начало книги за следующий день.

Как изменить бумажные документы

При исправлении надо зачеркнуть неверные данные, поставить правильные, дату исправления и заверить правки подписью сотрудников, которые оформили документ, с расшифровкой фамилии и инициалов. Аналогичные правила есть в законе о бухучете. В нем сказано, что заверяет исправления в первичке сотрудник, который ее составил (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Из некоторых документов не ясно, кто их оформил (составил), а значит, кто заверяет исправления. Например, в кассовой книге четыре подписи. В указании сказано, что «записи в кассовой книге осуществляет кассир».

Главбух или бухгалтер (либо, если их нет, руководитель) сверяет данные книги с ордерами и ставит подпись (п. 4.6 указания № 3210-У).

Кроме того, из указаний по заполнению типовой формы следует, что общее число листов книги заверяют руководитель и главбух (постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88).

Мы считаем, что при исправлении достаточно две визы — кассира и главбуха (см. образец). Фактически книгу составляет кассир. Но если сведения в ней неверные, то они не соответствуют ордерам. Поэтому главбух должен после повторной сверки поставить свою визу. Руководитель лишь заверяет число страниц книги. Если оно не изменилось, его подпись не нужна.

Как исправить ошибки в электронных документах

Компания вправе исправить только документы, составленные на бумаге. Вносить правки в электронные книги, ордера и ведомости  после их подписания запрещено (п. 4.7 указания № 3210-У).

Поэтому, если у компании электронный документооборот, надо оформить новые экземпляры без ошибок и подписать их заново электронной подписью.

Источник:

1.3.1. Исправление ошибок в первичных документах

При обнаружении в первичном документе ошибок, помните следующее — их можно исправлять только строго по правилам.

Исправления в первичных документах бывают двух видов в зависимости от того, когда обнаружена ошибка.

Как исправить ошибку отчетного периода, когда первичные документы находятся на стадии обработки, внутреннего контроля либо отражены в бухгалтерском учете, но отчетность еще не закрыта?

Сразу оговоримся, что в кассовых документах (приходных и расходных ордерах) и в банковских документах никакие исправления не допускаются. Поэтому если ошибка была допущена при оформлении кассовых или банковских документов, то их придется составить заново.

В остальных первичных учетных документах исправления допускаются, но лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими документы. При этом неправильный текст или сумма зачеркиваются, а сверху над зачеркнутым пишется верное значение.

Зачеркивать нужно одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное, но ни в коем случае не «замазывать» исправление.

Затем исправленная ошибка в первичном документе оговаривается надписью «Исправленному верить», обязательно с датой исправления и подписями лиц, его внесших.

https://www..com/watch?v=VqvtIsxRvtM

Если в бухгалтерию поступает документ с исправлениями, то его можно принимать к учету, только если исправление правильно оформлено. Кроме того, бухгалтер должен поставить свою подпись под исправленной записью, тем самым подтвердив свое согласие с исправлением.

В случае, когда бухгалтерская отчетность уже сдана, ошибки в первичных документах исправляются по-другому. Исправления делают с помощью бухгалтерских справок, письменного объяснения ситуации за подписью должностного лица и бухгалтера. В бухгалтерской справке необходимо указать:

1) наименование документа;

2) дату составления;

3) сумму, номер и дату первичного документа;

4) месяц, в котором обнаружена ошибка;

5) причину возникновения ошибки;

6) характер ошибки;

7) действия, необходимые для исправления ошибки в учете;

8) должностных лиц, ответственных за учет данной операции (главный бухгалтер, бухгалтер) и их подписи.

Таким образом, бухгалтерская справка фиксирует факт неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и обосновывает необходимость внесения исправительных записей в учетные регистры. В данном случае она исполняет роль первичного учетного документа.

В бухгалтерском учете исправления вносятся дополнительной записью в текущем отчетном периоде, за который предстоит сдавать отчетность.

В соответствии с пунктом 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности организация обязана хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет.

Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством установлены более длительные сроки хранения.

Ответственность за сохранность бухгалтерских документов возложена на руководителя организации.

При утрате первичных документов их следует восстановить. С этой целью приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин утраты документов. В некоторых случаях могут быть привлечены представители следственных органов. Комиссия должна собрать письменные объяснения у лиц, которые отвечают за создание, обработку и хранение утраченных документов.

После установления обстоятельств пропажи первичного документа, его необходимо заново оформить. Доказательствами факта совершения хозяйственной операции, отраженной в нем, могут являться другие первичные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения, письменные объяснения лиц и т. п.

По результатам работы комиссии оформляется акт, который утверждает руководитель организации.

Пример 1.33

В ходе налоговой проверки ООО «Старт» было установлено, что не хватает следующих первичных учетных документов:

1) платежного поручения от 19 марта 2004 года, по которому организация получила 236 000 руб. Было не ясно, к каким расчетам оно относится — если это предоплата, то необходимо было выделить НДС и перечислить его в бюджет, а этого сделано не было;

2) накладной от 20 июля 2004 года от ЗАО «Фрегат», на основании которой оприходован товар на склад, и счета-фактуры, на основании которого выделен НДС.

Руководитель организации издал приказ о создании комиссии по расследованию причин отсутствия указанных документов. Представители комиссии обратились за объяснениями к бухгалтеру, который занимается банковскими операциями. Из его письменных объяснений было установлено, что 236 000 руб.

поступили от ООО «Каравай» на основании письма, в котором ООО «Старт» просило вернуть предоплату, сделанную в январе 2004 года, за товар, который так и не поступил. Указанное письмо бухгалтер приложил к объяснительной записке.

Платежное поручение отсутствовало по вине банка, не представившего этот документ.

Комиссия обратилась в обслуживающий банк с просьбой выдать копию платежного поручения. Таким образом, документ был восстановлен.

Из объяснений другого бухгалтера было установлено, что товар от ЗАО «Фрегат» в действительности поступил, и это отражено не только в бухгалтерском учете, но и в складских карточках, копии которых бухгалтер приложил к объяснительной записке. На вопрос, почему отсутствуют документы от поставщика, бухгалтер не смог ничего ответить.

Комиссия обратилась к ЗАО «Фрегат» с просьбой предоставить дубликаты указанных документов. Некоторое время спустя копии затребованных документов были получены.

Неверно оформленные первичные документы должны быть приведены в соответствие с требованиями законодательства.

Пример 1.34

У предприятия ООО «Ирис» расчетный счет открыт в АКБ «Автобанк». В ходе плановой проверки ведения кассовых операций на предприятии были обнаружены неверно оформленные первичные учетные документы, а именно:

1) в расходном ордере от 2 февраля 2005 года N 48 нет подписи руководителя организации;

2) в расходном ордере от 15 апреля 2005 года N 69 получатель денег под отчет не проставил дату получения денег;

3) в расходном ордере от 25 июня 2005 года N 108 цифрами не указана сумма операции и корреспондирующий счет.

Все эти ошибки являются нарушениями порядка ведения кассовых операций. Исправить эти ошибки достаточно просто. Для этого необходимо заполнить недостающие реквизиты, то есть поставить подпись руководителя, указать сумму расходного ордера цифрами, а также корреспондирующий счет.

Осложнения могут возникнуть лишь в том случае, если получатель денег по расходному ордеру N 69 уже уволился и проставить дату получения денег некому.

Тогда следует собрать косвенные доказательства факта выдачи ему денежных средств.

Таким доказательством может быть копия его авансового отчета с указанной датой выдачи денег под отчет, которую следует приложить к неверно оформленному расходному кассовому ордеру.

Источник:

Исправление ошибок в бухгалтерских документах

Заполнение бухгалтерского учёта — дело очень кропотливое. Поэтому зачастую даже опытные специалисты допускают ошибки, которые требуют обязательного быстрого исправления. Неважно, по какой причине они были сделаны, корректировку данных в бухгалтерских документах нужно проводить по определенным правилам. В таком случае у организации никогда не будет проблем с надзорными ведомствами.

Исправление ошибок бухгалтеров: основные правила

Все основные требования к бухгалтеру, по поводу исправления записей в бухгалтерских документах, были установлены приказом Министерства Финансов Российской Федерации. Основываясь на нём можно сказать, что метод исправления зависит от:

  • Вида документа;
  • Даты его заполнения;
  • Даты обнаружения недочетов.

Всего существует 3 метода исправления, которые могут относиться ко всем видам документов:

  • Корректура. Способ применяется преимущественно в документах, распечатанных на бумаге. При допущении ошибки, неверные сведения зачеркивают таким образом, чтобы написанное можно было прочесть. Также все исправления обязательно заверяются подписью и ФИО человека, который производил запись. Обязательным пунктом является проставление даты внесения изменений и печати организации;
  • «Красное сторно». Данный метод исправления ошибок относится к бухгалтерским счетам. В таком случае, при ошибке проводка должна заново пройти, но красным цветом. Сумму, которая отмечена такими чернилами, при подсчете итогового результата нужно обязательно вычитать. После этого необходимо сделать новую проводку с правильными данными и обычными чернилами;
  • Дополнительная проводка. Если проводка бухгалтерских счетов была сделана не вовремя или в изначальной корреспонденции была отмечено неверная сумма, то необходимо исправлять ошибки именно таким методом. Так, организация должна составить новую проводку на ту сумму, которой не хватает. Если же цифра немного завышена, то проводка должна быть отмечена красным цветом. Также обязательно необходимо поставить причину данного исправления.

Мы подробнее рассмотрим несколько типов бухгалтерской документации, ошибки в которых требуют обязательного исправления.

Ошибки в первичных бухгалтерских документах

К первичным бухгалтерским учетным документам относятся:

  • приходные кассовые ордера, а также квитанции прикрепленные к ним;
  • расходные кассовые ордера;
  • акты приемки сдачи;
  • договора, которые были составлены между сторонами при операции сделки или расчёта.

Источник: https://buchgalterman.ru/normativy/oshibka-v-rashodnom-kassovom-ordere-kak-ispravit.html

prednalog.ru

Исправления в расходном кассовом ордере

Новый порядок ведения кассовых операций вступил в действие на основании указание ЦБ РФ №3210-У и начал действовать с 1 июня 2014 года. Какие изменения произошли в новом порядке ведения кассовых операций?

1 изменение. Компании могут сами выбрать, как считать лимит

Сейчас компаниям разрешено самостоятельно выбирать способ определения лимита: из объема поступлений выручки или объема выданных наличных (абз. 2 п. 2 указания №3210-У). До этого времени лимитом из объема выдачи денег могли воспользоваться компании, которые ранее наличной выручки не имели (приложение к Положению ЦБРФот12.10.11 №373-П).

Сейчас компании вправе пересмотреть лимит в свою пользу.

В связи с введением нового порядка, старый порядок отменили. Поэтому лимит кассы нужно переутвердить заново, чтобы при проверке невзначай не выяснилось, что ваши лимиты не действительны. Необходимо утвердить и порядок передачи экземпляров приказа в адрес подразделения. Его можно оформить отдельным приложением к приказу.

2 изменение. Расчет лимита для подразделений изменился

По новым правилам для каждого подразделения, сдающего выручку в банк (не в головной офис), должен быть утвержден свой лимит (абз. 4 п. 2 указания №3210-У).

До этого периода отдельный лимит устанавливался лишь для обособленных офисов, у которых были открыты отдельные счета в банке (п. 1.2 Положения №373-П).

Таким образом, для подразделений с открытыми расчетными счетами нужно утвердить новый лимит. При этом способ определения лимита выбирается самостоятельно: это либо лимит из выручки, либо из наличных денег отдельного обособленного подразделения.

Если компания утверждает отдельные лимиты для головного офиса и подразделения, рекомендуется их рассчитывать, исходя из одного показателя: в расчет берем либо объем выручки, либо сдачу наличных. Налоговики, в принципе, ничего не имеют против того, чтобы способы расчета лимитов были разные. К тому же, в расчет можно взять и разные периоды: расчетный период между днями сдачи денег в банк.

3 изменение.Можно ли исправлять кассовую книгу и ведомости?

По новым правилам делать исправления в кассовой книге и ведомостях можно. По-прежнему, запрещено исправлять только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.7 указания №3210-У).

По старому порядку также запрещалось делать исправления в расходниках и приходниках. Но в связи с тем, что не было четкого указания на то, можно ли делать исправления в других кассовых документах, налоговики запрещали делать исправления и там. Новые правила сейчас решили все сомнения.

Как правильно делать исправления в кассовых документах?
Для этого нужно зачеркнуть неправильные реквизиты и написать верные данные. Возле исправленной записи поставить дату, подпись ответственного за ведение кассовых документов сотрудника и сделать расшифровку подписи (фамилию и инициалы).

4 изменение. Правила передачи кассовой книги из подразделений в компанию упростились

Сейчас компаниям, имеющим подразделения, разрешено самостоятельно решать, когда передавать копию листа кассовой книги в головной офис (п. 4.6 указания №3210-У). Основным требованием является лишь то обстоятельство, чтобы листы были переданы до составления бухгалтерской отчетности (годовой или квартальной).

Копии можно передавать даже в декабре (если компания сдает только годовую отчетность). Если по правилам компании она предоставляет еще и квартальную отчетность, то документы передаются до окончания квартала, например, в марте, июне, октябре, декабре. По старым правилам передавать листы кассовой книги нужно было ежедневно (п. 5.

6 Положения №373-П).

Раньше неразбериха была из-за следующего, нужно ли подразделениям, не имеющим расчетного счета, вести кассовую книгу. Как разъясняли письма Минфина и сам банк, нужно. Данный вопрос остается открытым до сих пор – четкого указания на эту тему нет.

5 изменение. Для малых предприятий и ИП ввели упрощенные правила ведения кассовой дисциплины

С 1 июня малым предприятиям и ИП утверждать лимит кассы необязательно (абз. 10 п. 2 указания №3210-У).

Кого можно отнести к малым предприятиям?

1). Компании со среднесписочной численность работников за прошлый год менее 100 человек;2). Выручка за прошлый год не должна превышать 400 млн.руб.;

3) Доля иностранных граждане в УК компании не должна превышать 25 % (ч. 1 ст. 4 Федерального закона от24.07.07 №209-ФЗ).

6 изменение. Пустые листы кассовой книги

По новым правилам, если по кассе не было операций в течение дня, пустые листы кассовой книги заполнять не нужно (п. 4.6 указания №3210-У). В старых правилах не было четких указаний о том, нужно ли их печатать, и некоторые налоговики требовали пустые листы.

7 изменение. Подписывать «расходники» могут главбух и кассир

По новым правилам, визировать приходные и расходные кассовые ордера могут главный бухгалтер (либо бухгалтер) и кассир.

Если в штате работников, ответственных за учет, нет, предусмотрена возможность, что руководитель сам может вести бухучет и подписывать РКО за главного бухгалтера (п. 4.3 указания №3210-У).

На данный момент действующие формы РКО не поменялись. В них предусмотрены подписи руководителя и главного бухгалтера. ЦБ планировал изменить форму РКО, но пока этого сделано не было.

8 изменение. Квитанцию к приходному ордеру кассиру можно не подписывать

Форма приходника предусматривает квитанцию, которая выдается на руки вносителю денег в кассу. Новые правила не предусматривают в ней подпись кассира. Он ставит только штамп (п. 5.1 указания №3210-У).

Но в связи с тем, что бланки пока не поменялись, на квитанции, как и на самом расходнике, пока осталось место для подписи кассира. Чтобы в последствии не было проблем у ваших покупателей, пока лучше подпись кассира все-таки ставить.

9 изменение. Сумму, выданную из кассы, можно напечатать в расходнике сразу и цифрами, и прописью

Если физическое лицо получает сумму на руки, ее сразу можно пропечатать в графе «Получил». Получателю остается только поставить свою подпись.
(п. 6.2 указания №3210-У).

До этого периода получатель сам собственноручно заполнял эти данные. Если документ был заполнен неправильно, его приходилось переписывать и собирать подписи руководителя и главбуха.

10 изменение. Нужны ли расходники при передаче денег между кассирами?

Новый порядок при передаче денег от старшего кассира рядовому предусматривает запись в книге учета по форме КО-5, где отражается сумма передаваемых наличных денег.

Старый порядок предусматривал передачу денег между кассирами либо по расходнику, либо путем записи в кассовой книге. Теперь дано четкое указание, как передавать деньги.

11 изменение. Заявление на подотчет подписывает руководитель, и этого достаточно

При оформлении заявления в подотчет сотрудник сам может написать сумму и срок, на который он хочет получить деньги. Руководитель может лишь завизировать документ свой подписью (п. 6.3 указания №3210-У).

По старым правилам сумму и срок выдачи наличных денег руководитель заполнял от руки (п. 4.4 Положения №373-П). Руководитель вправе написать сумму и сроки сам, если они отличаются от заявленных работником.

12 изменение. Упрощен порядок оформления приходника на все бланки

Новый порядок очень четко прописал, что на все бланки строгой отчетности компания может оформить один приходный кассовый ордер в конце дня (п. 5.2 указания №3210-У).

Старый порядок не давал такую возможность, но и не запрещал. Хотя на практике такого рода ситуации имели место довольно часто, и компании либо оформляли на каждую операцию свой приходник, либо в конце дня выписывали один общий РКО на все операции.

13 изменение. Кассир должен передавать платежную ведомость на подпись главбуху

По новым правилам в последний день выдачи зарплаты кассир обязан передать расчетно-платежную или платежную ведомость для визирования главбуху или бухгалтеру (п. 6.5 указания №3210-У). В принципе, и раньше был такой порядок подписания: главному бухгалтеру передавались ведомости от кассира, он их проверял и визировал. Данная поправка имеет лишь техническую сторону.

14 изменение. Могут ли подразделения сдать деньги на почту?

В связи с изменениями, сдавать деньги на почту подразделения больше не могут. Деньги они могут сдать лишь в кассу головной организации, на расчетный счет самостоятельно или через инкассаторов (п. 3 указания №3210-У).

15 изменение. Лимит на сделки продляется и после срока окончания договора

Предельный размер по расчету наличными деньгами между организацией и организацией (предпринимателем) в рамках одного договора остался прежним – 100тыс.рублей. Как разъяснил ЦБ, данное правило распространяется и на случай, когда срок договора уже истек, но за компанией остался долг.

Например, компания заключила договор аренды, и по окончании срока договора арендатор покинул помещение, но за ним остался долг по арендной плате. Так вот эту сумму долга можно погасить наличными только в пределах 100 тыс.

рублей и только в случае, если арендатор до этого наличными не рассчитывался.

16 изменение. Цели на расходование наличной выручке сокращены

Ограничение целей было и в прошлых правилах, но сейчас эти цели упразднили. Теперь запрещено тратить выручку на расчеты за аренду недвижимости, выдачу и возврат займов, операции с ценными бумагами, проведение азартных игр (п. 4 указания ЦБРФот07.10.13 №3073-У).

На что можно тратить выручку: на выплату зарплаты, пособий, выдачу сумм в подотчет, расчеты с поставщиками (кроме аренды недвижимости, и расчетов с ценными бумагами), возврат покупателю предоплаты.

Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку “Получить книгу”.

Источник: http://prednalog.ru/novyiy-poryadok-vedeniya-kassovyih-operatsiy-s-1-iyunya-2014g-izmeneniya/

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Исправления в расходном кассовом ордере

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г.

Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО.

Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Источник: http://IPprof.ru/buhgalteriya/kassa/kassovye-dokumenty.html

Адвокат Анисимов
Добавить комментарий