Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту

Профстандарт секретаря

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту

Профстандарт секретаря был утвержден приказом Минтруда России одним из первых, еще в мае 2016 года.

Этот регламент устанавливает квалификационные требования к специалисту по организационному и документационному обеспечению управления организацией.

То есть, по своей сути это комплексный документ, который может быть взять за основу при определении функционала секретаря любой специализации — администратора, делопроизводителя, референта или помощника руководителя.

Из статьи вы узнаете:

  • какие уровни квалификации установлены профстандартом секретаря;
  • что входит в должностные обязанности секретарей, имеющих разную специализацию;
  • какие умения и навыки установлены в качестве обязательных профстандартами секретаря.

Профстандарты секретаря

Понятие «профессиональный стандарт» или «профстандарт» появилось в практике кадровой работы и профессиональной деятельности недавно. Это перечень квалификационных требований, которым должен соответствовать человек, работающий по определенной специальности или занимающий какую-либо должность.

Профстандарты разрабатываются экспертами в той или иной области профессиональной деятельности и утверждаются на государственном уровне. В настоящее время утверждено уже более одной тысячи таких регламентов, которыми установлены четкие критерии оценки специалистов, в том числе по уровню необходимого образования, опыта, навыков.

Профстандарты пока что действуют наравне с требованиями, установленными едиными квалификационными справочниками, но в будущем призваны их заменить полностью.

Профессиональные стандарты, в том числе утвержденные к настоящему моменту профстандарты секретаря, с 1 июля 2016 года обязательны для применения во всех организациях, независимо от формы их собственности.

Изначально предполагалось, что обязательное действие этих регламентов будет ограничено только государственными и муниципальными структурами, а также теми профессиями, условия труда которых признаны опасными и вредными.

Но жизнь показала, что действие профстандартов ограничивать не следует — с их внедрением и у работников, и у работодателей появляются четкие представления:

  • о том, что входит в функционал конкретной профессии, специальности, должности;
  • какие требования по уровню образования и опыта предъявляются к работнику, занимающемуся данным видом трудовой деятельности;
  • по каким критериям должна оцениваться его работа.

Должностные обязанности секретаря

Некоторые специалисты с недоверием отнеслись к обязательному внедрению профстандартов секретаря в практику, ведь секретарь — должность, объединяющая в себе обширный функционал.

На крупных предприятиях отдельными штатными единицами являются секретарь-референт, секретарь-администратор; секретарь руководителя, секретарь-делопроизводитель.

Кроме того, круг обязанностей секретаря зависит от многих других факторов, которые невозможно учесть регламентом, в том числе, от специфики производственной деятельности компании, ее организационной и корпоративной культуры, наконец, от личности самого руководителя предприятия.

Но профстандарт секретаря — не догма, следовать которой требуется с неукоснительной точностью. Это основа, используя которую можно:

  • четко определить перечень должностных обязанностей для каждого конкретного рабочего места;
  • оптимальным образом распределить обязанности между специалистами, занимающимися секретарской работой, исключив, тем самым, выполнение двойного функционала;
  • определить и разграничить права и обязанности каждого специалиста;
  • установить ясные и понятные критерии оценки эффективности их трудовой деятельности.

Профессиональные стандарты секретаря руководителя и других специалистов, в обязанности которых входит выполнение секретарской работы, составлены с учетом уровня квалификации,  применяемых при разработке профессиональных стандартов, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 12.04.2013 №148н. В профстандартах секретарей упоминаются три таких уровня, третий, пятый и шестой, предполагающие индивидуальную ответственность:

  1. Трудовая деятельность, осуществляемая под руководством старшего по должности, но с правом принятия самостоятельных решений при выполнении типовых практических задач, где требуется анализ ситуации и ее изменений. Планирование собственной деятельности с учетом тех задач, которые поставлены руководителем (третий уровень квалификации);
     
  2. Самостоятельный выбор методов решения практических задач, планирование своей трудовой деятельности, определение функционала и приоритетов выполнения производственных задач, а также участие в управлении решением стоящих перед подразделением задач, планирование деятельности подчиненных с учетом поставленных задач и ответственность за результат деятельности группы (пятый уровень квалификации);
     
  3. Самостоятельная деятельность, в том числе, определение ее задач и задач подчиненных сотрудников по достижению практических целей. Обеспечение взаимодействия с другими группами и подразделениями. Ответственность за принимаемые решения и эффективность профессиональной деятельности, как собственной, так и на уровне подразделения или предприятия (шестой уровень квалификации).

Те должностные обязанности, которые установлены профтандартом секретаря, могут быть скорректированы и дополнены с учетом целей профессиональной деятельности работников этой специальности.

Функционал секретаря состоит в организационном и документационном обеспечении деятельности руководства компании независимо от ее формы собственности или организационно-правовой формы. То есть, основная задача такого специалиста — обеспечение общего обслуживания управления предприятием.

В соответствии с этим функционалом, в профессиональные обязанности секретаря включены следующие обобщенные трудовые функции по обеспечению следующих видов деятельности руководства и предприятия в целом:

  • Организационное;
  • Документационное;
  • Организационное, документационное и информационное;
  • Информационно-аналитическое и организационно-административнное.

Согласно профстандарту секретаря, для выполнения организационной работы секретарю потребуется третий уровень квалификации, для документационного обеспечения — пятый, два остальных вида профессиональной деятельности может выполнять специалист, имеющий уровень квалификации не ниже шестого.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210890-qqq-17-m4-profstandart-sekretarya

Должностная инструкция секретаря руководителя

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]Утверждаю[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждатьдолжностную инструкцию][число, месяц, год]М. П.

Должностная инструкция
секретаря руководителя [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное].

1.4. Секретарь должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;

– положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

– структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

– устав предприятия;

– организацию делопроизводства;

– методы оформления и обработки документов;

– архивное дело;

– машинопись;

– правила пользования приемно-переговорными устройствами;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

– основы этики и эстетики;

– правила делового общения;

– правила эксплуатации вычислительной техники;

– основы административного права и законодательства о труде;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю [предприятия, структурного подразделения].

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.17. [Вписать нужное].

III. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. [Вписать нужное].

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Источник: http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-rukovoditelya

Должностная инструкция секретаря согласно профстандарту

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту

Секретарь – ответственная профессия. К специалисту, занимающему данную должность, предъявляется огромное количество требований. Их перечень отражен в профессиональном стандарте и должностной инструкции.

Что это такое

Профессиональный стандарт – именно такое название получил важнейший на любом предприятии документ. В нем отражены следующие нормы:

  • трудовые функции сотрудника согласно его квалификационному уровню и занимаемой должности;
  • базовые требования, предъявляемые к знаниям, опыту, практическим навыкам.

Профстандарт секретаря, как и любой другой аналогичный документ, традиционно включает описание качественного уровня специалиста, которому он обязуется в полной мере соответствовать, чтобы иметь возможность работать в штате компании. Об этом написано в ст. 195.1 Трудового кодекса РФ.

На практике все профессиональные стандарты идентичны и обладают единой структурой (на базе Приказа Минтруда РФ №147н от 12.04.2013 «Об утверждении макета профессионального стандарта».

В сравнении со специализированными справочниками, содержащими квалификационные требования и достижения, профессиональные стандарты предоставляют наиболее четкое представление о трудовых опциях работника. Есть предположение, что с течением времени профстандарты станут полноценной заменой квалификационным справочникам как документы, имеющие наибольшее соответствие современным требованиям.

Кроме того, профессиональный стандарт секретаря используется для достижения следующих целей:

  • организация процесса обучения и аттестации работников;
  • формирование политики, применяемой в отношении штата;
  • проведение управленческих мероприятий;
  • облегчение градации разрядов квалификации;
  • выработка собственных систем оплаты труда.

Это далеко не весь перечень задач, которые могут быть решены с помощью данного документа. Но они являются приоритетными для каждой организации.

Профстандарт в 2018 году

В рамках профессионального стандарта секретаря 2018 года представлены следующие данные:

  • список трудовых функций, которые должен выполнять секретарь руководителя или его заместителя, иного сотрудника;
  • перечень знаний, практических навыков и умений, актуальных для конкретного предприятия;
  • обязательный стаж работы и квалификационный уровень для каждой трудовой задачи.

Профессиональный стандарт подразумевает проведение оперирования кодировками ОКЗ и ОКВЭД в целях рационального ведения статистики. По сути, профстандарт представляет инструмент, используемый для унификации всех критериев и требований, которым обязуются отвечать сотрудники, занимающие должность секретаря.

Цель его существования – оптимизация политики кадров в рамках рабочего процесса.

и структура

В официальном документе профессиональный стандарт, разработанный для секретаря руководителя, находится под номером 447. Структурно он включает несколько основных частей:

  1. Общие сведения. Содержат конкретные материалы относительно кодирования и обозначения цели должности. Здесь же содержатся сведения о полном наименовании должности.
  2. Функциональная карта. В этом пункте полностью отражен весь список функций и указана категория, которой должен соответствовать сотрудник.
  3. Описание трудовых функций. Здесь детально представлен перечень практических навыков и теоретических знаний, которыми должен владеть специалист.
  4. Выходные сведения о разработчиках. В рамках пункта фигурирует указание лица, которое разработало стандарт.

Условия применения

От того, какую степень собранности и организованности имеет сотрудник, находящийся на должности, зависит упорядоченность функционирования всей организации. Его профессиональной подготовкой определяется степень состоятельности руководителя как лидера, способного приводить фирму к успеху.

Использование стандарта позволяет внедрить в рабочий процесс современные наработки в различных областях и оптимизировать хозяйственную деятельность в целом.

Трудовые функции по ЕКС

В соответствии с единым квалификационным справочником (ЕКС), специалист, занимающий эту должность, имеет следующие функции и обязательства:

  • проведение работы, связанной с организационно-техническим обеспечением деятельности руководства;
  • прием корреспонденции, которая поступает на рассмотрение к руководителю – его непосредственному начальнику, напарнику;
  • передача документов в соответствующие структурные подразделения или определенным исполнителям;
  • ведение делопроизводства, осуществление многочисленных операций;
  • подготовка документации, требуемой для выполнения руководителем его должностных обязанностей;
  • слежение за фактом своевременного рассмотрения другими сотрудниками документов, которые поступили на исполнение;
  • проведение проверочных мероприятий в отношении правильности заполнения бумаг, редактирование и внесение корректировок;
  • организация переговоров по телефону, запись информации, адресованной руководителю, при его отсутствии, доведение до его сведения впоследствии;
  • прием важных материалов посредством приемно-переговорных аппаратов, телефонограммы, доведение их до требуемых адресатов;
  • составление запросов и писем, подготовка ответов их авторам;
  • организация заседаний, конференций, совещаний, семинаров, ведение и оформление протоколов, составленных в ходе этих мероприятий;
  • контроль исполнения со стороны сотрудников приказов и распоряжений;
  • полноценное ведение контрольно-регистрационной картотеки;
  • снабжение рабочего места руководителя всеми необходимыми средствами оргтехники;
  • печать служебных данных, которые нужны для работы начальства;
  • прием лиц, посещающих офис;
  • содействие оперативному процессу рассмотрения предложений и просьб;
  • формирование дел согласно утвержденной номенклатуре и утверждение их сохранности.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Образец профессионального стандарта архивариуса
  • Образец профессионального стандарта секретаря
  • Образец профессионального стандарта докуметоведа
  • Образец профессионального стандарта администратора

Что делать, пока не утвержден

Регистрация профессионального стандарта произошла в Министерстве юстиции 2 июня 2015 года №37509.

Цель – регламентирование работы сотрудников, которые занимаются подобной деятельностью. В соответствии с данным документом помощники руководителей, делопроизводители, администраторы обязуются обеспечить эффективный процесс реализации управленческих функций и поспособствовать внедрению прогрессивных технических разработок.

Пока новый профессиональный стандарт не вступил в силу, придерживаться его норм необязательно. Тем не менее, работодатели в процессе регламентирования деятельности своих подчиненных могут брать его текст за основу.

Квалификационные требования

Принимаемый на работу сотрудник должен владеть информацией о нормативных документах, постановлениях, распоряжениях, приказах, которые касаются деятельности организации.

Немаловажную роль играет знание структуры и руководящего состава, основ организации делопроизводства, способов оформления и обработки документации.

Предъявляется требование, связанное с правилами пользования устройствами переговоров, печати деловых писем и делового общения, а также нормами охраны труда.

Специалист должен иметь диплом о получении высшего профессионального образования без предъявления особых требований к рабочему стажу или документ, подтверждающий наличие среднего образования с требованием к стажу, который должен составлять от двух лет.

Немаловажную роль играет наличие определенных личностных качеств:

  • добросовестность;
  • честность;
  • исполнительность;
  • трудолюбие;
  • упорство;
  • усидчивость;
  • опрятный внешний вид.

В классическом представлении профессиональный стандарт схож с должностной инструкцией и имеет аналогичную с ней структуру.

Обязательные атрибуты, которые должны присутствовать в документе, следующие:

  • функциональные обязанности, выполняемые в процессе пребывания на рабочем месте;
  • квалификационные требования;
  • необходимые практические навыки и теоретические знания;
  • порядки проведения проверок знаний (аттестации) и определения их результатов.

Нормативная регламентация

Деятельность делопроизводителя, старшего помощника руководителя, администратора, секретаря регламентируется федеральным (Трудовой кодекс РФ), региональным (приказы, издания, постановления региональных властей) и местным (локальные нормативные акты, распоряжения руководства, должностные инструкции) законодательством.

, на котором рассказывается о том, как составлять и вносить изменения в должностные инструкции.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Источник: https://investim.info/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-soglasno-profstandartu/

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту

  • организация работы с посетителями в приемной руководителя;
  • организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий (совещаний, заседаний, переговоров, конференций и т.п);
  • осуществление контроля исполнения поручений руководителя;
  • организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
  • составление и оформление организационных документов;
  • составление и оформление управленческой документации;
  • организация работы с документами;
  • организация текущего хранения документов в организации;
  • организация обработки дел для последующего хранения.

Психологическая совместимость секретаря и руководителя (Школа практической психологии)

Также профстандарты для секретаря не устанавливают наличия особых условий допуска к работе.

Должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту

  1. Составление плана собственного рабочего времени.
  2. Организацию переговоров по телефону.
  3. Работу с посетителями.
  4. Подготовку и проведение различных мероприятий, включая совещания, конференции и многое другое.
  5. Контроль над исполнением текущих задач руководства.
  6. Работу с документацией.

Что такое профстандарт

Согласно статье 195.3, входящей в Трудовой кодекс, работодатели обязаны применять профессиональные стандарты, в которых четко указываются требования к квалификации сотрудников, их обязанности и другие важные положения

Профессиональный стандарт делопроизводителя представляет собой комплексный документ, в котором перечислены основные и дополнительные требования, на основании которых составляется функционал обязанностей сотрудника предприятия.

Внимание О том, как составить должностную инструкцию делопроизводителя, читайте в статье «Должностная инструкция делопроизводителя».

Скачайте документы по теме

Подробнее о применении профстандартов читайте в статье «Год с профстандартами. В чем заблуждались кадровики и эксперты».

С чего начать должностные инструкции секретаря

В законе нет порядка, как составить должностную инструкцию секретаря, что в ней должно быть, как ее утвердить и ввести в действие.

Отведите поле для грифа «Утверждаю». Ниже проставьте наименование вида документа — должностная инструкция секретаря. Присвойте ей номер.

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту педагога

Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3.
Важно Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5.

Посещать курсы повышения квалификации;

3.6.

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту 2018

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.
Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6.

От секретаря руководителя требуется оказывать информационно-аналитическую и организационно-административную поддержку по текущим вопросам.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Решение о том, внедрять ли на практике профстандарт документовед или регламент для секретаря делопроизводителя, принимает глава компании, но для этого потребуется соблюсти определенный алгоритм действий. В первую очередь необходимо создать специальную рабочую группу, которой будет поручена процедура внедрения профстандартов, а также отслеживание соблюдения всех правил.

Важно заранее согласовать штатное расписание компании с регламентом и определить, какие сотрудники должны осуществлять свою деятельность в соответствии с установленными стандартами.

Секретарь руководителя должностная инструкция по профстандарту

Персональный помощник — взгляд руководителя. Требования профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», касающиеся секретарей.

  • Организация своего рабочего дня и дня руководителя. Ведение рабочего календаря руководителя. Секреты Outlook. Краткосрочное и долгосрочное планирование. Тайм-менеджмент. Распределение дел. Способы повышения продуктивности. Программное обеспечение для удобного планирования. Мобильные устройства в работе секретаря.
  • Административное и информационное обеспечение работы руководителя.
  • Распределение информационных потоков в приемной. Подготовка информации, необходимой для принятия решений руководителем. Контроль исполнения распоряжений руководства. Какая информация должна быть всегда с собой.
  • Распределение задач в секретариате.

Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Источник: https://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya/

Должностная инструкция секретаря согласно профстандарту

Секретарь – ответственная профессия. К специалисту, занимающему данную должность, предъявляется огромное количество требований.

В профстандарте секретаря наименование этой должности не выделено отдельно. Но для многих организаций наличие такого сотрудника – насущная необходимость. Именно он формирует общественное мнение о компании.

В круг основных обязанностей входят: организация пресс-конференций; информационное наполнение сайта организации; подготовка пресс-релизов; планирование информационных кампаний (в прессе, сети, на телевидении), направленных на создание положительного имиджа компании.

Профстандарт пресс-секретаря предусматривает, что претендент на должность должен иметь высшее образование в области журналистики, рекламы, филологии или PR.

В стандарте идет четкая привязка практических навыков работника к тем знаниям, которые и позволяют ему сформировать теоретическую основу для наработки профессиональных умений.

С момента введения профессиональных стандартов требования приобрели четкую практическую направленность.

Именно работодатели стали инициаторами разработки и внедрения профстандартов с целью максимального сближения квалификационных требований специалиста с теми знаниями, которые студент получил за время обучения, формированию у них компетенций, удовлетворяющих потребностям рынка труда.

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ в 2015 г.

От степени организованности работника, состоящего в данной должности, зависит упорядоченность всего рабочего дня учреждения.

Секретарь задает тон деловому общению и рабочий ритм будней офиса. По его профессиональной подготовленности во многом зависит профессиональная состоятельность руководителя.

Часто секретарь является связующим звеном между всеми производственными подразделениями.

К нему стекаются разнообразные потоки информации, которые, в свою очередь, должны быть классифицированы и распределены соответствующим образом.

Цель создания профстандарта секретаря предполагает также внедрение инновационных наработок в области распределения и хранения конфиденциальной информации.

Источник: http://helpjur.ru/dolzhnostnaya-instruktsiya-sekretar-rukovoditelya-po-profstandartu

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Копирует документы на персональном ксероксе.

3. ПРАВА

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь руководителя несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, – в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

5.3. В соответствии с ____________________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности секретаря руководителя. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _________ и включает в себя:

– _____________________

– _____________________

– _____________________

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Должностная инструкция разработана на основании _________________________________________________________________________________________________. (наименование, номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения ____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) “___”_____________ ____ г. Согласовано: юридическая служба ____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) “___”_____________ ____ г. С инструкцией ознакомлен: (или: инструкцию получил) ____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) “___”_____________ ____ г.

Источник: https://vse-documenty.ru/%D0%B1%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%BA%D0%B8/%D0%94%D0%BE%D0%BB%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%BD%D1%8B%D0%B5/%D0%94%D0%BE%D0%BB%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F_%D1%81%D0%B5%D0%BA%D1%80%D0%B5%D1%82%D0%B0%D1%80%D1%8F_%D1%80%D1%83%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8F

Адвокат Анисимов
Добавить комментарий